עמדתי בדלת, ופתאום קלטתי – זה מצב של צל"ש או טר"ש. אין באמצע…
הרציתי על ה- HCP בפני קבוצה גדולה של אנשים בכירים בצבא – מנהלים בדרג בכיר. אחד מהם, ישי (שם בדוי), אמר שיש לו פרויקט שהוא רוצה שאנתח בשיטת ה- HCP וגם שיש לו תקציב. 'אבל הפרויקט מסווג – אז מבחינת בטחון שדה – אני לא יכול להעביר לך את הגאנט'. 'זה פתיר', הצעתי, 'שלח לי את הגאנט ללא עמודת התוכן של הפעילויות – עם WBS בלבד – או שנה את השמות כך שהם יהיו חסרי משמעות עבורי – אך בעלי משמעות עבורך'. הרעיון התקבל והקובץ הועבר אלי תוך כמה ימים, ואני התיישבתי לנתח.
נתיב קריטי בפרויקט
ניתוח HCP – Hidden Critical Path – הוא ניתוח של רשתות פרויקט, גאנטים, הכתובים ב- MS Project. המידע המתקבל מהניתוח מכיל גם את כל התקלות הטכניות בגאנט וגם את מבנה הגאנט. על כל דבר המופיע בדוח צריך לשאול – 'למה?' – למה כתבו ככה, למה זה קרה – והתשובות נותנות זרקורים על הפרויקט מכיוונים לא צפויים ומאפשרות להביא פרויקטים לסיום בזמן, עם תכולה המתוכננת ובתקציב שהוגדר.
נחזור לסיפור:
הניתוח יצא מאד מוזר. אמנם זה היה גאנט לא גדול – פחות מ- 200 פעילויות, אך הניתוח יצא כל-כך דל, עם כל–כך מעט נתיבים – כאילו היה זה גאנט של 50 פעילויות. אבל הניתוח הראה שיש משהו מעניין אחר – יש אפשרות לשתי נקודות סיום בפרויקט.
מאחר ובניתוחים האלו אני עובדת לבד, אזי אני מוצאת אותי מדברת עם עצמי… מעניין, (אמרתי לעצמי) אולי יש כאן שני פרויקטים? זה אמנם קצת יותר עבודה, אבל שווה בדיקה… (עודדתי את עצמי). בצעתי את הניתוח מחדש, כשני ניתוחים שונים. לשמחתי הרבה, מתקבלות שתי תוצאות שונות לחלוטין המצביעות על שני פרויקטים שונים בתכלית: הנתיבים באחד אינם דומים לנתיבים בשני, הפעילויות הקריטיות והקריטיות הנסתרות באחד – אינן דומות לפעילויות בשני. ובכן, אני מסכמת (עם עצמי), יש לנו כאן שני פרויקטים, בגאנט אחד. אני מדפיסה את התוצאות וכורכת בשני דוחות שונים.
מה השיטה שעוזרת לאלפי אנשים מתחומי הבנייה והתשתיות לסיים את הפרויקטים שלהם בזמן
וליצור לוחות זמנים שבאמת משקפים את המציאות?
מעניין אותך? – אז יש לנו הדרכה בשבילך!
ניהול פרויקט - מי הבוס?
קבעתי פגישה עם ישי למחרת והגעתי כמה דקות לפני הזמן המיועד. אני מחכה מחוץ לחדרו והפקידה קוראת לי להכנס. כשאני עומדת בדלת, מכה בי פתאום המחשבה: אני אמנם מאמינה במה שאני עושה, ואני חושבת שאני יודעת להוכיח את הכל – שחור על גבי לבן, אבל לא עשיתי שום בדיקת מציאות! לא התקשרתי, לא שאלתי, לא בררתי ולו בעקיפין, אם כל התמונה שאני בונה – על שני פרויקטים בגאנט אחד – יכולה להיות מקושרת באופן כלשהוא למציאות!! זה מצב של צל"ש או טר"ש. אין באמצע…
ביננו, באותו הרגע, בדלת, הרגשתי איך קצב הדופק שלי עולה, והעורק בצוואר מדווח לי על הגדלת נפח התנועה בתוכו…
התיישבתי מול ישי, ואמרתי לו – 'תראה אני אתחיל מהשורה התחתונה. יש כאן, לדעתי, שני פרויקטים – ובוא אראה לך למה.'
עיניו של ישי נפתחו בתדהמה והוא התכופף קדימה על שני הדוחות הפרוסים מולו. הצגתי בפניו את כל הממצאים – הנתיבים השונים, שתי נקודות הסיום השונות, הפעילויות הקריטיות הנסתרות השונות – ואיתם כל המשמעויות. כשסיימתי, הסתכלתי עליו. פניו לא חייכו – אך עיניו כן. הוא התבונן בי ואמר: 'את רוצה לדעת מה קורה כאן?'
'וודאי' עניתי.
'הפרויקט הזה – לא מבוצע על-ידינו. אנחנו יזמנו את הפרויקט, וחברה ביטחונית מבצעת אותו. באנו אליהם והצגנו את הפרויקט. הם אמרו שזה לא פרויקט אחד – אלא שניים. ענינו להם', הוא אמר, 'שזה פרויקט אחד'.
הוא הסתכל עלי – 'אני אדמה לך את זה למשהו אחר. אנחנו רוצים קופסא אחת עם מתג לשתי אפשרויות. הם מדברים על שתי קופסאות שונות'.
'ואז מה קרה?' שאלתי.
'אמרנו לחברה הביטחונית, שזה חייב להיות פרויקט אחד ומאחר ואנחנו מזמינים את הפרויקט ומשלמים עליו – אז זהו פרויקט אחד'.
'ומה הם ענו?'
'הם ענו לנו: טוב'.
שאלה בנושא לוחות זמנים? התלבטות בנושאי גאנט?
שיחה בת 30 דקות, ללא עלות, עם טל לבנון.
קליק, פרטים ונחזור אליך. מבטיחים.
נתיב קריטי בניהול
לקח לי רגע לעכל את המידע. ישי רצה פרויקט אחד, החברה הביטחונית החליטה שאלו שני פרויקטים, הם מבצעים אותם כשני פרויקטים שונים – עד כדי כך, שהגאנט מראה שאלו שני פרויקטים שונים, אבל בנו את זה בגאנט אחד – כך שעל פניו, זה נראה כפרויקט אחד.
'ומה תעשה עכשיו?' שאלתי.
'דבר ראשון אני הולך לדבר איתם היום על הפרויקט ועל מה שגילית. לפי התשובות שלהם אני אחליט אם לעצור את הפרויקט, לתת לו להמשיך עם הגבלות מיוחדות או הגדרות ספציפיות, או להמשיך הלאה. אני עוד לא יודע הרגע, אך אני בטוח אדע לאחר הפגישה איתם'.
האם זה קורה הרבה – שאפשר למצוא דברים כאלה בגאנטים? והתשובה היא: כן. יש עוד סיפורים…
PMI ישראל: אילנית פרימן מארחת את טל לבנון
"PMI ישראל גאה להציג את הסיפורים של מנהלי הפרויקטים שלנו. הפעם – טל לבנון מספרת לנו על פיתוח Hcp-Go אפליקציה לניהול פרויקטים שבוחנת את לוחות הזמנים של הפרויקט ומטרגטת מראש מכשולים.."
