ניהול פרויקט וניהול לוחות זמנים בפרויקט
במאמר הבא מתחום ניהול פרויקט נתמקד בנושא גלגול חייו של לוח הזמנים בפרויקט.
לכל פרויקט יש מחזור חיים. מחזור החיים מתחיל בנקודת ייזום הפרויקט – ממשיך לשלבי התכנון, משם לביצוע ולבסוף – שלב הסיום עד סגירת הפרויקט.
במקביל לפרויקט, "נולד" גם לוח הזמנים של הפרויקט. לוח הזמנים משנה את בעליו, צורתו ותכניו במשך כל חיי הפרויקט – בהתאם לשלב החיים של הפרויקט עצמו. לעיתים בוחרים להיעזר ביועץ לוחות זמנים אשר יכול לעזור בבדיקת לוח הזמנים בפרויקט.
כדי להבין מה התהליך שעובר לוח הזמנים נשאל כל פעם שתי שאלות:
1. באחריות מי נמצא לוח הזמנים באותו הזמן?
2. מה התוכן שצריך לוח הזמנים להציג?
בהסבר, אתמקד בתהליך של בניית תוכנית עבודה לפרויקט ובעיקר בפרויקטי בניה ותשתיות ואדגים את הנושא עליהם, בעיקר משום שאני מכירה היטב פרויקטים אלו. עם זאת, בפרויקטים אחרים – למשל, פרויקטים בהיי-טק או פרויקטים חברתיים – יתכנו שינויים (למשל, במקום מכרז יהיו בקשות להצעת מחיר), אך הקווים המנחים יהיו זהים.
לוח הזמנים הינו כלי מאד חשוב בניהול פרויקטים. כשהפרויקט "נולד" – נדרש לוח זמנים אחד, וככל שהפרויקט "מתבגר וגדל" – כך מטרות לוח הזמנים משתנות – והכלי צריך להתפתח בהתאמה. כמו ילד היוצא מחזקת הוריו בגיל 18, כך לוח הזמנים בפרויקט יוצא מחזקת המזמין ועובר לקבלן עם הזכיה בפרויקט – להכנת לוח זמנים מפורט ראשון. להבנת כל התהליכים וכל גלגולי חייו של לוח הזמנים – מ"לידתו" ו"מותו"…
ניהול לוחות זמנים - ניהול פרויקטים - השלב הראשון: שלב הייזום
שלב הייזום של הפרויקט הוא השלב בו "נולד" הפרויקט. ליזם יש רעיון לבצע פרויקט מסוים. בשלב הזה, היזם יכול להגדיר את תאריך ההתחלה ו/או את תאריך הסיום ו/או אף אחד מהשניים. למשל:
• יזם פרטי יכול להחליט כי ביצוע הפרויקט יחל בעוד שנתיים. הסיבה לכך נעוצה בתזרים שלו.
• המדינה מחליטה לבנות מחלף חדש בצומת כבישים. ביצוע הפרויקט יוגדר להתחיל תוך 5 שנים, מאחר וצריך לאשר את הקצאות השטח בועדות השונות.
• כמה זמן יארך הפרויקט? היזם יכול לבדוק כמה זמן ארכו פרויקטים דומים – בארץ ובחו"ל, הוא יכול לשאול מנהלי פרויקטים ותיקים ומומחים להערכתם – ולקבוע כי הוא רוצה שהפרויקט יהיה מוכן תוך X שנים.
• פרויקט בניה שצריך להיות מוכן לאירוע ספורט בינלאומי גדול (למשל, מכביה או אולימפיאדה) צריך להיות מוכן לתאריך פתיחת האירוע ולא יום לאחר מכן – כך שבמקרה זה, תאריך הסיום מוגדר וקשיח.
ניהול פרויקטים – נסכם:
תמיד רצית לדעת – איך לשלוט בכל הפרטים הקטנים בפרויקט?
איך לדעת אם קיבלתי גאנט טוב?
איך להבין את כל מה שחבוי בגאנט? וגם…
איך אפשר לדעת אם הפרויקט יכול להסתיים בזמן?
אם ענית 'כן' – אז יש לנו פתרון בשבילך!
שלבים בניהול פרויקטים - השלב השני: שלב התכנון ובניית תוכנית עבודה לפרויקט
בתהליך של ניהול פרוייקטים – בשלב התכנון של ניהול לוחות זמנים ובדיקה של שלבים בניהול פרויקט – מגדירים את תוכנית העבודה של הפרויקט – הכוללת את תכולות העבודה הנדרשות בפרויקט. בשלב הזה, היזם מוביל את הפרויקט וברב המקרים נשכר מנהל פרויקט שינהל עבורו את כל התהליכים הנדרשים. שניהם ביחד יכתבו לוח זמנים שלדי לפרויקט. לוח הזמנים השלדי יכיל את פעילויות הפרויקט הנדרשות לביצוע, אך ברמת פירוט נמוכה ומשכי הפעילויות יהיו ארוכים. התוצר החשוב ביותר של לוח הזמנים יהיה אבני הדרך החוזיות**, אשר יכתבו במכרז (או בבקשה לקבלת הצעת מחיר) ומבצע הפרויקט יצטרך לעמוד בהן ולהבחן עליהן. למשל:
• בפרויקט מגדל משרדים, מגדירים מנהל הפרויקט והיזם את פעילויות הערסל העקרוניות הנדרשות – כגון: במגדל יהיו 6 קומות מרתף, 3 קומות מסחר ו- 35 קומות משרדים, פיתוח שטח מסביב לבניין, חיבור לתשתיות עירוניות וקבלת טופס 4. עתה הם צריכים לפרט את פעילויות הערסל לתתי פעילויות. משך הפעיליות שיוגדרו יהיו שבועות / חודשים. מלוח הזמנים, היזם ומנהל הפרויקט יגדירו את אבני הדרך החוזיות, שהן הנקודות העקרוניות בפרויקט בהן הם יבחנו את הקבלן. למשל, סיום יציקת תקרת המרתף, סיום יציקת תקרת השלד של המגדל, סיום ביצוע מערכות על הגג, סיום ביצוע אלומיניום, סיום הפרויקט וקבלת טופס 4.
• בפרויקט תשתיות תהליך התכנון יורכב מתכנון מוקדם, תכנון סופי ולבסוף תכנון מפורט שהתוצר שלו יהיה תוכניות לביצוע. בפרויקט מחלף כבישים, מנהל הפרויקט עם יועץ לוחות זמנים בונים את לוח הזמנים השלדי על בסיס התוכניות לביצוע, הכולל, לדוגמא, את ערסלי הפעילויות הבאות: הזזת תשתיות קיימות, הכנת תשתיות חדשות, בניית גשרים / חפירת מנהרה, בניית מבנה כביש כולל אספלט ומעקות, גשרי שילוט, פיתוח נופי. כעת הם צירים לפרט את פעילויות הערסל לתתי פעילויות. משך הפעילויות שיוגדרו יהיו שבועות / חודשים. מלוח הזמנים, מנהל הפרויקט ויועץ לוחות זמנים יגדירו את אבני הדרך החוזיות, שהן הנקודות העקרוניות בפרויקט בהן הם יבחנו את הקבלן. למשל, העברות תנועה נדרשות, סיום גשר / מנהרה, סיום הפרויקט ופתיחת המחלף לתנועה.
נסכם:
ניהול לוחות זמנים - שלבים בניהול פרויקטים: השלב השלישי בחיי הפרויקט - מכרז ובחירת הקבלן
כשבוחנים שלבים ב – ניהול פרויקטים השלב השלישי הוא בדרך כלל מכרז (או בקשת הצעות מחיר) ובחירת הקבלן (או הגורם המבצע).
היזם או מזמין הפרויקט הוציא מכרז או בקשה להצעת מחיר וקיבל הצעה או מספר הצעות מגורמים מבצעים פוטנציאליים.
בנקודה זו קיימות לכל הפחות האפשרויות הבאות:
1. המזמין מגדיר אבני דרך כספיות* ו/או חוזיות** לכל שלבי הפרויקט ומבקש הצעה כספית ולו"ז מפורט העומד בהגדרות אבני הדרך.
2. המזמין מגדיר אבני דרך כספיות* ו/או חוזיות** לכל שלבי הפרויקט ומבקש הצעה כספית.
3. המזמין מגדיר את מסגרת הזמן*** ומבקש רק הצעה כספית.
4. המזמין לא מגדיר את מסגרת הזמן – ומבקש הצעה כספית הכוללת גם הגדרת זמן.
5. המזמין לא מגדיר את מסגרת הזמן – ומבקש רק הצעה כספית, ללא התייחסות לזמן.
* אבני דרך כספיות – אבני דרך בהן מוגדרת התכולה והשווי שלה, ללא הגדרת התאריך האחרון לביצוע.
** אבני דרך חוזיות – אבני דרך בהן מוגדרת התכולה והשווי שלה ותאריך אחרון לביצוע.
*** מסגרת זמן – אבן דרך חוזית לסיום הפרויקט.
באפשרויות 2-5, בדרך כלל, המזמין דורש לקבל לוח זמנים מפורט מהקבלן תוך 14-30 ימים מצו התחלת עבודה. באפשרות 1 זו היתה דרישה לפני זכיה. לוח זמנים מפורט יהיה לוח זמנים ברמת פירוט גבוהה, כלומר משכי הפעילויות בו יהיו ברובן ימים / שבועות. את לוח הזמנים המפורט יכתוב הקבלן.
המזמין ומנהל הפרויקט מטעמו יקבלו את לוח הזמנים המפורט ויבדקו אותו באופנים השונים:
א. תקינות לוח הזמנים מבחינה טכנית – האם כל הפעילויות מקושרות? האם אין מצבים שמתוארים בגאנט ולא יכולים להתקיים במציאות? – לשם כך הם יריצו HCP Go על לוח הזמנים המפורט שיתקבל מהקבלן.
ב. תכולה – האם כל התכולה הכתובה בלוח הזמנים, תואמת לתכולת הפרויקט המוגדרת? האם כל תכולת הפרויקט המוגדרת נמצאת בלוח הזמנים?
ג. מבנה הפרויקט – מי הוא הנתיב הקריטי והנתיבים הקריטיים הנסתרים לאבני הדרך החוזיות? האם יש בהם רק את הפעילויות שצריכות להיות באותם הנתיבים או שהוסיפו פעילויות שלא צריך אותן? ובמלים אחרות – האם הם 'הגיוניים'? מה היסטוגרמת הנתיבים אומרת – האם יש פה פרויקט אחד או כמה פרויקטים ואיך הם מורכבים? את התשובות לשאלות האלו ניתן לקבל מניתוח HCP Go על הפרויקט.
יש להניח, כי למזמין ולמנהל הפרויקט יהיו הרבה הערות לקבלן. הקבלן מצידו – יתקן או יתווכח. התוצאה בסיום תהיה לוח זמנים בסיסי מוסכם, עליו חותמים המזמין והקבלן והוא מהווה חלק ממסכמי החוזה.
נסכם:
שאלה בנושא לוחות זמנים? התלבטות בנושאי גאנט?
שיחה בת 30 דקות, ללא עלות, עם טל לבנון.
קליק, פרטים ונחזור אליך. מבטיחים.
ניהול לו"ז - השלב הרביעי: בקרות ביצוע ועדכון תוכנית העבודה בפרויקט
בשלב הזה, כל תקופה מוגדרת, יתבצע עדכון לוח הזמנים – לפי הביצוע. השאלות המעניינות הן:
א. מתי מבצעים את העדכון?
ב. איך מבצעים את העדכון?
ג. מי מבצע את העדכון?
מתי מבצעים את העדכון? – המזמין מגדיר בחוזה באיזו תדירות הוא רוצה עדכון ללוח הזמנים. ניתן לבחור בכל תקופת זמן – רבעון / חודשיים / חודש / שבועיים / שבוע – או כל דבר אחר. החוכמה היא להגדיר מרווח בקרה יעיל, כך שהוא יאפשר לכם להסיק מסקנות לגבי ביצוע עתידי ולא רק לבצע ניתוח אירוע בדיעבד.
איך מבצעים את העדכון? – לגבי כל פעילות יש לענות על השאלות הבאות:
האם הפעילות התחילה? אם כן – מתי? ואם לא – מתי תתחיל?
האם הפעילות הסתיימה? אם כן – מתי? ואם לא – מתי תסתיים?
אחוזי ביצוע לעדכן לפי התקדמות.
בסיום העדכון – ניתוח HCP Go – גם כדי לוודא שלא נוצרו שגיאות טכניות במהלך העדכון וגם כדי להבין מי הנתיבים הקריטים והקריטיים הנסתרים שיש לטפל בהם בתשומת לב רבה.
מי מבצע את העדכון? – יש שתי גישות:
גישה א' אומרת: הקבלן מבצע את העדכון ושולח את העדכון למזמין שמצידו בודק ומאשר את העדכון – או לא מאשר אותו. הבעיה עם הגישה הזו – העדכון המתבצע הינו 'במעמד צד אחד'. ומה הבעיה פה? בעיה אנושית גרידא. תמיד לדעתנו, אנחנו סיימנו את הפעילות (אפילו אם נשארו לנו כמה דברים קטנים לעשות). מי יודע בדיוק אם סיימנו? מי שצריך לקבל את מה שעשינו ולהמשיך עם זה הלאה… אותו גורם יודע לומר בדיוק אם המשימה שלנו הסתיימה – או לא. כך ש'עדכון במעמד צד אחד' יציג את הפרויקט מהעיניים של הקבלן בלבד – שלא תמיד יהיו אובייקטיביות ותואמות מציאות .
בגישה ב' – הקבלן ומנהל הפרויקט מטעם המזמין יושבים ביחד ומעדכנים את הלו"ז ביחד. באופן הזה, כל צד "שומר" על הצד השני – האם תוכניות לביצוע באמת סופקו או שחסרים פרטים? האם הפיתוח הסתיים וניתן להתחיל מסירות – או שיש עוד הרבה פעילויות לסיים? היתרון העצום של לוח הזמנים המעודכן באופן זה, הוא שהלו"ז אמיתי, בהסכמה של שני הצדדים והוא מהווה מסמך עבודה. החסרון שלו נמצא בלקיחת האחריות. כששני הגורמים עובדים על הלו"ז ביחד – אף אחד לא יכול "לברוח" מלקחת אחריות על הפעילויות שלו.
נסכם:
ניהול לוחות זמנים - השלב החמישי בחיי הפרויקט: סיום
בשלב הזה ישנן שתי אפשרויות:
הפרויקט הסתיים בהצלחה, לשביעות רצון המשתתפים. הלו"ז היחיד שנותר לביצוע הוא אירוע הפתיחה של הפרויקט.
הפרויקט הסתיים ויש חילוקי דעות קשים בנושא הכספי. דבר זה מוביל בהכרח לתביעות ואם התביעה מתמקדת בלוח הזמנים – אזי ישנם כמה לוחות זמנים שמקבלים משנה תוקף:
– לוח הזמנים הבסיסי.
– לוח הזמנים המעודכן האחרון.
– בבניית התביעה נוצרים לוחות זמנים נוספים, כגון לוח זמנים מושפע (וזה כבר נושא לבלוג אחר…).
שלבים בניהול פרוייקטים – נסכם:
