לוח זמנים – בניית תוכנית עבודה בפרויקט

היועצים לא צריכים להיות מעורבים כדי לכתוב לוח זמנים טוב?
יועצי לוחות הזמנים מביאים אל השולחן את הידע הטכני בשימוש בתוכנה והידע המקצועי הנדרש לבניית תוכנית עבודה או לוח זמנים. אם הפרויקט אינו גדול – אתם כנראה תבנו את תוכנית העבודה ו/או לוח הזמנים שלכם לבד. אם התחושה היא ש'זה גדול עליכם' – זה כנראה הזמן למצוא יועצ.ת לוחות זמנים.

הנה כמה דוגמאות לפרויקטים שונים והמשתתפים בכל פרויקט בבניית תוכנית עבודה או לוח זמנים:

• בפרויקט 'קידום אתר' המשתתפים הם – בעלי האתר והמשרד המקצועי לקידום האתר. לקידום האתר, הם יבנו, ביחד, תוכנית עבודה – מה עושים בכל חודש ובאילו נושאים מתמקדים בכל חודש. אין קשר בין הפעילויות המתבצעות בחודשים השונים ולכן, הם לא ממש נדרשים ללוח זמנים עם תלויות בין הפעילויות, ותוכנת Excel תענה על כל הצרכים.
• בפרויקט 'בניית תוכנה' ישתתפו: מנהל.ת הפרויקט, ראשי הצוותים ויתכן גם שחלק או כל ראשי הצוותים יביאו לפגישה את הצוות שאמור לכתוב את שורות הקוד.
• בפרויקט מגדל בן 40 קומות מעל פני הקרקע ועוד 6 קומות מתחת לפני הקרקע, משתתפים בכל ישיבות בניית לוח הזמנים מנהל.ת הפרויקט מטעם המזמין (היזם של הפרויקט), מנהל.ת הפרויקט מטעם הקבלן הראשי ויועצ.ת לוחות הזמנים.
  • לפגישות בנושא התוכניות יבואו מנהל.ת הפרויקט עם מנהל.ת התכנון.
  • לישיבות לוח הזמנים בנושא האלומיניום והזיגוג יצטרף מנכ"ל החברה המבצעת את האלומיניום והזיגוג ומנהל.ת הפרויקט מטעמו.
  • לפגישות לוח הזמנים בנושא המערכות יגיע מנהל.ת המערכות ואיתו מנהל האינסטלציה, מנהל מיזוג האוויר ומנהל החשמל.
  • באופן דומה יתקיימו פגישות גם עם קבלן עבודות הגמר, קבלן המעליות, קבלן לעבודות מיוחדות, קבלן עבודות נגרות ועוד.

(2) תכנון לוח זמנים לפרויקט – מה הכללים לבניית לוח זמנים טוב?

יש כללים בסיסיים, הגיוניים, שכשאומרים אותם, התגובה היא "טוב, נו… זה ברור":
• תגידו רק דברים אמיתיים. הערכות זמן אמיתיות, קשרים אמיתיים. ברור, לא?
• תרימו דגל ותגידו בכל מקרה שאתם מגלים שמשהו לא הגיוני ולא מסתדר לכם בלוח הזמנים.

יש כללים טכניים, מקצועיים בלוח הזמנים. בין הכי בסיסיים נמצא את אלו:
• לכל פעילות מלבד פעילות הסיום חייבת להיות לפחות פעילות ממשיכה אחת.
• לרשת פעילויות יש רק פעילות סיום אחת בלבד.
• רצוי שלרשת הפעילויות תהיה פעילות התחלה אחת.
• קשר מייצג קדימות מבחינת ביצוע.
• אסור לולאות!!!
• יש להגדיר את הימים שהם ימים ללא עבודה, כגון: ימי שישי ושבתות, חגים – כל החגים שחוגגים האנשים שמשתתפים בפרויקט שלכם וימים מיוחדים (אם יש). כמובן, שאין להקצות עבודה בימים אלו.
• ויש עוד…