ניהול סיכונים בפרויקט – מהו סיכון לפרויקט הנדסי?

ה- Issue הוא מצב מזוהה יחסית ברמה גבוהה, עם כמות מידע גבוהה, וסבירות גבוהה לכך שאנחנו בעלי מקצוע לטיפול בסוגיה, וכן – זה יכול להסתבך, כמו כל פעולה אחרת ידועה. יתכן והמים יהיו קרים או עמוקים ביחס למה שידענו ומדדנו, אך עדיין זה בגדר הסביר, ניתן לטיפול יחסית מהר במסגרת פרקטיקות ניהוליות מקובלות, ואין צורך להתמודד עם אי וודאות גדולה שאיננה ניתנת לחיזוי.

ה- Risk הוא מצב עתידי שלא ניתן לחזות אותו, או שקשה מאוד לחזות אותו בהעדר מידע או ידע מספקים. הוא מעבר להר, מעבר לאופק רחוק מאיתנו, לא נראה, נסתר מהעין, לעיתים לא מוחשי, ובעיקר – לא חלק טריוויאלי של הפרויקט, לא מלאכת היום יום השגרתית שעלולה להשתבש.
מלאכה שעלולה להשתבש היא Issue, שמטופל דרך שגרות ניהוליות, תכניות עבודה, לוחות זמנים, Method Statements.
הנה כמה דוגמאות לסיכונים (אי וודאות משמעותית) אל מול נושאים, אי וודאות סבירה:

• התמשכות תהליכי קבלת היתר הבנייה בוועדה המקומית עלולים להשפיע על לוחות הזמנים של הפרויקט. האמנם? סביר שלא.
ראשית, יש רגולציה וזמני תקן לתגובת הוועדה. שנית – כמות הגשת היתרי הבנייה היא עצומה, וכך גם הנתונים האמיתיים (האיחורים והסטיות) לגבי תגובת הוועדה ומתן היתר הבנייה. קיימת כמות נתונים עצומה הן על סמך נסיון בעל המקצוע, סטטיסטיקות, מחקרים, ואף בירור מול הוועדה עצמה. נתונים אלו יולידו כמות מידע גדולה, שתאפשר לחזות מראש ובדיוק גבוה (יחסית), את המועד לקבלת היתר בנייה, אחרי השלמת התנאים להיתר, גם בהינתן שצפויים איחורים וסטיות מזמני התקן – אבל אלה ידועים ומוכרים וניתנים לחיזוי. לכן אין טעם לרשום בלוחות הזמנים את זמני התקן + קצת אלא להתייחס מראש לפיגור צפוי על סמך הידע. יש כאן וודאות די גבוהה שיהיה איחור וניתן לאמוד את זמן האיחור, ולנסות להתמודד איתו בפרקטיקות ניהוליות מוכרות (הגשת בקשה מלאה, לחץ על הוועדה, מענה מהיר לבקשות הוועדה, שימוש במומחים, היכרות מוקדמת עם הוועדה, נסיון רב בהגשת בקשות להיתר).

• איחור עבודות חברת תשתיות באתר עלול לגרור התמשכות לוחות הזמנים. האם כך? כנראה שלא. כמות העבודות שחברות אלו ביצעו בשנים האחרונות באתרי בנייה (הסטת תשתיות, מיגון, העתקה, הטמנה) מאפשרת לכל בעל נסיון להעריך באופן די ברור את משך הזמן שידרש ע"י החברות לבצע את העבודות, כולל האיחורים והסטיות הצפויות. כמובן שזה לא מונע את הצורך לכתת רגליים מול אותן חברות, אבל זו פרקטיקה מקובלת, לא אי וודאות ולא סיכון. זו מציאות. הסבירות שהחברות האלו יישרו קו עם תכניות המזמין (יהיה אשר יהיה) ויעמדו בדיוק רב בלוחות זמנים אלה – סבירות כל כך נמוכה וקלושה עד כדי כך שהסיכוי לאי עמידה בלו"ז – גבוה עד וודאי, ומעביר את האיחור לקטגוריות הנושאים ולא הסיכונים.

• העדר ידע של בעלי המקצוע בארץ בתחום XYZ עלול לגרום להתמשכות התכנון ההנדסי. האם כך הדבר? לא ממש. העדר הידע הוא נתון ידוע, ואין כל הגיון לסווג אותו כסיכון. זו סוגיה ניהולית ברת פתרון, ורישומה במסגרת סקר הסיכונים לא יפתור את הבעיה, והיא אכן בעיה. אם יש העדר ידע יש לקנות את הידע הזה – במומחים, במחקרים, באיסוף נתונים. הבעיה ידועה, הפתרונות ידועים, והסבירות לכך שמישהו יקח על עצמו אחריות לצאת לדרך בהעדר ידע כזה גובלת בד"כ ברשלנות מקצועית, לא סיכון.

• העדר רגולציה בתחום XYZ והסבירות הנמוכה שרגולציה כזו תהיה קיימת במועד ההפעלה (לאור התמשכות תהליכי חקיקה או אסדרה בהנתן חוסר מידע וידע בתחום בארץ בעת הנוכחית), עלול לגרור עיכוב משמעותי בקבלת רשיון הפעלה. כן, זה סיכון, זו אי וודאות במיטבה, ואף יותר מכך – היא נמצאת אצל צד שלישי שהיכולת שלנו להשפיע עליו היא מוגבלת עד בלתי אפשרית. אנחנו לא יודעים מתי תהיה רגולציה כזו, ואם תהיה כיצד היא תשפיע על פרויקט שיצא לדרך ונשען על רגולציה עתידית כזו (למשל – הוראות הגורמים המוסמכים לסייבר בארץ, רשות הסייבר. דרישות משתנות לאור ריבוי מקרי הפריצה למערכות מידע, התחכום של הפורצים מחד והנסיון הנצבר מאידך).

• הטכנולוגיה האמורה להיות מיושמת בפרויקט נוסתה רק בשני מקומות בעולם, וגם שם הנסיון המצטבר אינו עולה על שנה-שנתיים. תנאי מזג האוויר והסביבה בשני המקומות שונים ביחס לאתר ההפעלה בארץ, וקיימת אי וודאות גבוהה הן ביחס לתפוקות המתקן, והן ביחס לעלויות התחזוקה והתפעול. כן, צבר גדול של אי וודאויות, הוא בהחלט סיכון שמשפיע על יעדי הפרויקט. אפשר להניח הנחות עבודה (לא פשוט), אפשר לעשות מתקן פיילוט בתנאים הסביבה ולתת לו לרוץ 2-3 סבבים ולהפיק לקחים, אפשר להעביר את האחריות לספק הטכנולוגיה (במידה מוגבלת, סביר שהוא יסתייג מהרבה נושאים, עצם כתיבת החוזה וחתימתו לא באמת מעבירה או מחלקת אחריות באופן מאוזן).