מאת: אריאל מיוחס
מדוע הנושא מרתק אותי?
מטרת ניהול פרויקטים היא לרכז אנשים, תהליכים וכלים להשגת המטרה הרצויה. מכאן נובע, אם כן, כי שניים מהמרכיבים החשובים ביותר בניהול פרויקטים הם ניהול המשאבים שמבצעים בפועל את העבודה ופיתוח לוח זמנים לפרויקט שבאמת ניתן להשלים בזמן.
בפועל, רבים מאיתנו מתמקדים במדידת משאבים ובניתוח לוחות זמנים במקום לפעול כמכפיל כוח שמבין ומניע את הצוות, כדי להשיג את יעדי הפרויקט (1).
החמצת מטרות הפרויקט והיעדים שלו, גורמת לחריגה בתקציבים, לחריגה בזמן, מוחקת את האמון של הצוותים שלנו בתהליך כולו ומוחקת את האמינות שלנו כמנהלים.
כמנהל פרויקט ומשתתף פעיל בתהליכים מאז ימי הקריירה הראשונים שלי, ראיתי רבים נכשלים שוב ושוב בגלל חוסר תכנון נכון, חוסר תזמון ביצוע וטעויות פשוטות בניהול המשאבים, שבאמת מבצעים משימות. זו הסיבה שהתמקדתי ללא הרף בשינוי כישורי המנהיגות והניהול שלי, ואני מאתגר את עצמי בנושאי מנהיגות ומומחיות טכנית, שיעזרו לי למנוע את הכשלים החוזרים האלה. כולנו, ובוודאי אני, שונאים להיכשל!
עקרונות תזמון וניהול משאבים, בהם אני משתמש בניהול פרויקטים
המטרה העיקרית לתזמון פרויקט, היא ליצור את תוכנית העבודה להיקף הפרויקט לאורך זמן. לוח הזמנים של הפרויקט, בצורתו הפשוטה ביותר, יכול להיות תרשים גאנט של רכיבי עבודה עם תאריכים, וכך מגדירים מתי מתוכננים להתרחש כל רכיבי העבודה ואבני הדרך (בדרך כלל עד להשלמת תוצר) (2).
הנה כמה עקרונות בסיסיים לניהול תזמון, פשוטים לשימוש:
• אני לא אתחייב למשהו שאני לא יכול לספק. מתן היקף סביר ודרישות נלוות לתוצרים יהיו חיוניים לעקרון זה.
• אנסה לבטל את אי הוודאות בכל מקום שאוכל.
• אטמיע מרווח בטחון כדי להתמודד עם שינויים בלוח הזמנים בכל מקום שאני לא יכול למנוע את השינויים. את המרווח אשמור כ"בנק מאגר" מרכזי ואפזר אותו בין משימות המסומנות כמורכבות ומשתנות מאוד לפי הגדרות מומחים לנושא ומדדים סטנדרטיים.
• אבחר את רמת הפירוט הנכונה לכל משימה. לא נדרש לפרט את כל המשימות לפרטי פרטים כדי לסיים אותן בזמן, ולכן חשוב מאוד להימנע מעומס יתר של תיזמון הפרויקט.
• לבסוף, אני מנסה תמיד לתזמן את הבלתי צפוי. הכרה במה שאיננו יודעים או במה שמסוכן ואינו ודאי הן בסבירות והן בהשפעות הנובעות מכך והכנה נכונה של צוותי הפרויקט לכך היא הכרחית כדי להימנע ממלכודות תזמון.
בעיקרון, ניהול משאבים מתייחס למכלול הפעולות והמתודולוגיה המשמשים ארגונים כדי להקצות ביעילות את המשאבים שיש להם לעבודות, משימות או פרויקטים שהם צריכים להשלים, ולתזמן תאריכי התחלה וסיום לכל משימה או פרויקט בהתבסס על זמינות המשאבים.
הנה כמה עקרונות בסיסיים לניהול משאבים שפשוטים לשימוש:
• משאבים הם גם אנשים. העובדה שאנשים אחראים בסופו של דבר להצלחת הפרויקט היא הדבר החשוב ביותר שיש לזכור לגבי ניהול משאבים.
• מיומנויות רכות כמו תקשורת, מנהיגות ואינטליגנציה רגשית נחוצות כדי לתקשר ביעילות עם חברי הצוות על מנת לעורר השראה ולהניע.
• המפתח הוא נראות. מספרים לא מדברים בעד עצמם: אנשים כן.
• יש לבצע שימוש מושכל במדדים כדי לסייע בזיהוי מקומות בפרויקט שעשויים להזדקק לתשומת לב. לאחר מכן אחפש ואבין כיצד אני יכול לעזור על ידי שיחה עם האדם או הצוות האחראי על השלמת העבודה.
• שיתוף פעולה מגביר את הפרודוקטיביות.
• שימוש בכלי המאפשר לצוות שלך לשתף פעולה ולטפח הן פרודוקטיביות והן יצירתיות הוא קריטי לניהול משאבים מוצלח.
• שקיפות מטפחת אמון. אני תמיד מנסה להגדיר תעדוף ברור למשימות, לייצר הערכות מוצקות ולקדם מודעות לסיכון.
• לבסוף, אני אף פעם לא שוכח להראות שאכפת לי. פרויקטים יכולים להיות מאוד מלחיצים. היכרות עם חברי הצוות שלי כדי לגלות איזה סוג של עבודה הם באמת אוהבים לעשות או איזה סוג עבודה מניע אותם הכי הרבה הוא המפתח לפרויקט מוצלח.
שלבים מרכזיים בתזמון פרויקטים וניהול משאבים
תזמון פרויקט כרוך ביצירת מסמך, המפרט את ציר הזמן של הפרויקט ואת המשאבים הארגוניים הנדרשים להשלמת כל משימה. תזמון ממיר את התוכניות, ההיקף והעלות לציר זמן תפעולי (3).
להלן כמה שלבי מפתח לתזמון פרויקטים, המשולבים בניהול משאבים:
• תכנן ניהול לוח זמנים.
• הגדר את משימות הפרויקט.
• הגדר את התלויות (הקשרים) בין המשימות. ראה שיש לך רצפים הגיוניים.
• בצע הערכת משאבים.
• תן הערכות למשכי המשימות.
• פתח לוח זמנים 'על', לפרויקט כולו, ומיקרו לוחות זמנים בפרויקט.
• בצע בקרה.
אתגרי ניהול פרויקטים מורכבים המסתיימים בתוצאות גרועות
מנהל פרויקט אמור להיות מנהיג, לא רק עבור הפרויקט, אלא גם עבור הצוות. סטטיסטיקות PMI מראות שרק 2.5% מהחברות מסיימות בהצלחה את הפרויקטים המורכבים והגדולים שלהן. זהו מספר מדהים.
האתגרים הנפוצים בניהול פרויקטים, דומים ברוב הפרויקטים, והם:
• סנכרון עבודת הצוותים.
• הגדרה גרועה של יעדים ומטרות.
• קביעת תאריכי יעדים לא מציאותיים.
• שימוש בכלי ניהול פרויקטים גרועים.
• שינוי תכולת עבודה.
• כישורי צוות לא מספקים וחוסר במומחים.
• תקשורת שגויה הגורמת לקונפליקטים הרסניים.
• טכניקות לא טובות של ניתוח החלטות וניהול סיכונים.
• חוסר אחריות ועבודת צוות, הם מהנפוצים ביותר.
שיטת תזמון חדשנית של פרויקטים
שיטות תזמון מסורתיות כגון נתיב קריטי או הנתיב הכי קריטי, משימה קריטית או שרשרת קריטית נבדקו רבות ונמצאו בשימוש ע"י מקצועני PMI כמעט בכל פרויקט. כפי שצוין לעיל, למרות ששיטות אלו מבוססות היטב במשך שנים רבות, אחוזי ההצלחה לסיום פרויקטים בזמן בפרויקטים מורכבים עדיין נמוכים מאוד.
גישה חדשנית שזכיתי לקחת בה חלק לפני עשור החלה לזהות ולקשר כשלים בתזמון פרויקטים עם נתיבים קריטיים נסתרים (5).
שיטת HCP מנתחת רשתות פרויקט ומאתרת את כל הנתיבים השונים ומשכיהם:
• הנתיב הקריטי לפי HCP הוא הנתיב הארוך ביותר ברשת.
• משך נתיבי ה- HCP קרוב מאוד למשך הנתיב הקריטי לפי HCP.
• טכניקת ה-HCP מזהה את כל הנתיבים הנסתרים על ידי חישוב הפרש משך הזמן בין הנתיב הקריטי לפי HCP לכל אחד מהנתיבים האחרים והקצאת ציון חוסן לרשת כולה. ציון HCP נמצא תמיד בין 0 ל-1 כאשר 0 מציין רשת פרויקט יציבה מאוד ו-1 רשת לא יציבה.
נתיבים נסתרים משפיעים על סיכוני השלמת הפרויקט, הערכות זמן וניהול משאבים כמעט באותו אופן כמו נתיבים קריטיים קלאסיים. שימוש בשיטה זו מוביל את מתזמן הפרויקט לשים לב לנתיבים הנסתרים המהווים סיכון להשלמת הפרויקט בזמן ולמטב את משך המשימה ובכך מטה את הסיכויים מכישלון להשלמה מוצלחת.
תיאור מקרה אמיתי של יישום HCP
משנת 2004 ועד 2007 נבחרתי כמנהל פרויקט להרחבת מפעל לייצור שבבי מוליכים למחצה כולל בניית מבנים, התקנת ציוד יקר והסמכה, ובסופו של דבר להניע את התחלת הייצור של טכנולוגיית מוצר חדשה.
רשת לוח הזמנים של הפרויקט שלנו כללה אלפי משימות ויותר ממאה נתיבים אפשריים. על ידי הטמעת שיטת ה-HCP, הצלחנו לצמצם את מספר הנתיבים הייחודיים לחמישים, שניים מהם זוהו כנתיבים קריטיים וחמישה מהם היו נתיבים נסתרים עם מרווח משך בין יומיים לחמישה ימים. ציון ניתוח רשת ה- HCP שלנו היה 0.72. המשמעות היא שרשת הפרויקט שלנו לא הייתה חזקה כפי שחשבנו במקור.
על ידי העברת מיקוד תשומת הלב שלנו לנתיבים הנסתרים, גילינו שלמעלה מ-15% מימי העבודה המתוכננים היו למעשה ללא עבודה! זה אפשר לנו להקצות מחדש משאבים לעבודה באותם ימים ולהתחיל במשימות מוקדם מהמתוכנן.
לבסוף, הפרויקט הושלם בזמן, בתקציב שהוגדר והחברה השיקה בהצלחה קו מוצרים חדש מהר יותר מכל אחד אחר. השימוש בגישה חדשה זו שינה את נקודת המבט שלנו ותזמון הפרויקטים ואפשר לצוות שלנו לבצע פרויקטים ביעילות מאז.
הפניות לספרות:
1. 5 Key Principles to Resource Management – LiquidPlanner, Sam Sauer, 03/2017
2. Importance of Project Schedule and Cost Control in Project Management – Bill Scott, 07/2017
3. How on Earth Will I Get This Done? The Basics of Project Scheduling – Kissflow 06/25/2020
4. Common Challenges in Project Management (and How to Solve Them) – ProofHub, Sandeep Kashyap, 08/2019
5. לראות מעבר לקצה הקרחון, טל לבנון, 2019 – HCP – Hidden Critical Paths, נתיבים קריטיים נסתרים.
לסיים פרויקטים בזמן – זה רק חלום או שאפשר להגשים במציאות?
שיחה בת 30 דקות, ללא עלות, עם טל לבנון.
קליק, פרטים ונחזור אליך. מבטיחים.
