'אבן דרך', 'אבני דרך', 'א"ד', 'א.ד.' או 'Milestones' הינן מלים אשר נשמעות בתכיפות רבה בפרויקטים. בואו נדבר על הנושא הזה לעומק:
- מה זה "אבן דרך" בפרויקטים?
- איך מייצגים אבן דרך בלוח זמנים?
- אילו סוגי אבני דרך יש בפרויקטים?
- למה מגדירים אבני דרך בפרויקטים?
- איך מגדירים אבני דרך חוזיות בפרויקטים – האם יש כללי אצבע?
- הגדרת תאריכי היעד של אבני הדרך החוזיות ומרווח הבטחון
- האם מקשרים אבני דרך לפעילויות עוקבות?
- אבני דרך, HCP ואפליקציית HCP Go – מה הקשר?
- סיכום
מה זה "אבן דרך" בפרויקטים?
"אבן דרך" היא הגדרת נקודת זמן חשובה ומיוחדת בלוח הזמנים. אבני הדרך הנפוצות הינן תחילת פרויקט וסיום פרויקט, אך ישנן אבני דרך רבות שניתן להגדיר במהלך ביצוע הפרויקט – כתלות בתכולת הפרויקט. בדרך כלל, אבן דרך תציין סיום ביצוע תכולה ע"י גורם א' ותחילת ביצוע תכולה אחרת ע"י גורם ב'.
על פי רב, מגדירים את אבן הדרך כנקודת סיום חשובה בפרויקט, למשל, סיום כתיבת אתר אינטרנט והעלאתו לאוויר, סיום כריית מנהרה או סיום קבלת טופס 4 למגדל.
לעיתים, אפשר להגדיר נקודות התחלה בפרויקט – למשל – מתן 'צו התחלת עבודה' (צ.ה.ע.) זו נקודת הזמן בה מזמין הפרויקט מורה לקבלן להתחיל את עבודתו על הפרויקט. עם זאת, אבני דרך המציינות תחילת פעילות הן נדירות יותר, מאחר ובדרך כלל, קשה יותר להגדיר האם התחילה פעילות מסוימת או לא. למשל, תחילת פרויקט כתיבת תוכנה – האם הוא מתחיל באפיון התוכנה, בכתיבת שורת הקוד הראשונה ואולי עם סיום כתיבת 100 שורות קוד ראשונות? תחילת יציקת ניצב גשר – האם הפעילות מתחילה עם יציקת הבטון, קשירת הברזל (לפני הבטון) או אולי בכלל עם קידוח היסודות לניצב?
על פי רוב, פעילות סיום היא קלה יותר להגדרה ולאבחון במהלך ביצוע הפרויקט מפעילות התחלה.
איך מייצגים אבן דרך בלוח זמנים?
בתוכנות לוחות הזמנים, אם הגדרתם פעילות עם משך זמן '0' (ימים / שבועות / חודשים או אף שעות – כתלות בהגדרת המחדל של הפרויקט בתוכנה) – אזי היא תוגדר באופן אוטומטי כאבן דרך ותסומן, בברירת מחדל, כמעוין שחור.
בפרויקטון הדוגמא הבא ב- Project, ניתן לראות שתי אבני דרך, התחלה (פעילות #1) וסיום (פעילות #5), מודגשות בחיתוך המסך בעיגול אדום.
אפשרות אחרת ב- Project, היא להכנס להגדרת המידע לפעילות (פעילות [1] ← מידע [2]) ובלשונית "מתקדם" [3] לסמן את "סמן פעילות כאבן דרך" [4]. באופן זה, ניתן לסמן בתצורה הגרפית [5] פעילות שמשכה ארוך מ- 0 כאבן דרך [6], אך התוכנה תתחשב במשך הפעילות שהוגדר בחישוב לוח הזמנים. לדוגמא, נגדיר ב'פרויקטון' את פעילות ב' כאבן דרך:
אילו סוגי אבני דרך יש בפרויקטים?
בעקרון מוגדרים 3 סוגים של אבני דרך:
אבן דרך חוזית – אבן דרך זו מגדירה תכולת עבודה שצריכה להסתיים לתאריך מסוים ועליה תנתן תמורה כספית מוגדרת.
אבן דרך כספית – אבן דרך זו מגדירה תכולת עבודה שעליה תנתן תמורה כספית מוגדרת. אין אילוץ זמן לסיום.
אבן דרך הנדסית – אבן דרך המגדירה תכולת עבודה. אין עליה הגדרת תמורה כספית ואין אילוץ זמן לסיום.
יתכן שתראו חוזים בהם יוגדרו שמות אחרים לאבני הדרך – עם זאת תוכלו לסווג אותן לפי ההגדרות לעיל, בהתאם להגדרות החוזה.
מעצם הגדרתן, רק לאבני הדרך החוזיות ניתן להגדיר קנס – אם לא מספיקים לבצע את התכולה בזמן המוגדר או פרס – אם מקדימים את ביצוע התכולה המוגדרת לתאריך שהוגדר.
תמיד רצית לדעת – איך לבנות לו”ז מציאותי ואפקטיבי?
איך לאתר סיכונים? איך למנוע כשלים מראש?
איך לעמוד ביעדים? וגם…
איך לסיים פרויקטים בזמן?
אם ענית 'כן' – אז יש לנו פתרון בשבילך!
למה מגדירים אבני דרך בפרויקטים?
פרויקט, מעצם הגדרתו, מורכב ממספר תכולות עבודה.
יש פרויקטים המוגדרים כ'פרויקטי מפתח': לפרויקט יש תאריך התחלה, תאריך סיום וכל מה שקורה באמצע אינו מעניין את המזמין. הוא מצפה לקבל בתאריך הסיום פרויקט אחד, שלם, גמור ומוכן.
לעומתם, בפרויקטים בהם המזמין מעורב ומגדיר אבני דרך – יש למזמין אפשרות לעקוב אחר התקדמות הפרויקט. בכל נקודת זמן המזמין בוחן את אבני הדרך תוך כדי התקדמות הביצוע: האם הן צפויות להסתיים כפי שהוגדר בחוזה, להקדים או להתאחר?
תפקיד נוסף של אבני הדרך הוא הכוונת מבצע הפרויקט לנושאים החשובים למזמין הפרויקט. כשמבצע עבודה מקבל את החוזה לביצוע – הוא יבנה את לוח הזמנים לפרויקט על פי אבני הדרך המוגדרות בפרויקט.
איך מגדירים אבני דרך חוזיות בפרויקטים – האם יש כללי אצבע?
ישנם שני כללים בסיסיים, אשר צריך להטמיע אותם בפרויקט תוך חשיבה והבנת המשמעויות:
א. הגדרת נקודות סיום חשובות ועקרוניות בפרויקט. נקודות אלו יהיו, למשל:
- נקודות זמן שבהן גורם אחר (צד ג' או מזמין) צריך לקבל את תכולה מסוימת מהפרויקט.
- סיום תכולות חשובות למזמין.
- נקודת זמן בפרויקט שבה תכולות עבודה יכולות להתחיל לאחר קבלת משהו (למשל שטח) מצד ג'.
דוגמאות –
- בפרויקט תשתיות הכולל הרחבת כביש בו נוסעת תנועה חיה ויש לבצע מספר העברות תנועה, ניתן לבחור את כל העברות התנועה או חלקן כאבני דרך חוזיות.
- בפרויקט ביצוע SEO לאתר, אבן דרך תוגדר כסיום בחירת מילות החיפוש החשובות לבעלי האתר.
- סיום עבודות הקבלן בפרויקט.
- סיום מסירות בפרויקט.
- מגה פרויקט המורכב ממספר חלקים – למשל: כביש גשר ומנהרה, תהיה א"ד לסיום העבודות של הקבלן בכל אחד מהחלקים וא"ד לסיום המסירות לכל אחד, אם מוסרים אותם לחוד, או א"ד אחת לסיום מסירות – אם מוסרים אותם יחד.
- מגה פרויקט המורכב ממספר בניינים – תהיה א"ד לסיום עבודות הקבלן בכל בניין.
ב. הזמן החולף בין אבן דרך אחת לשניה יהיה פרופורציונאלי למשך הפרויקט ולמשך הזמן העובר בין בקרת לו"ז (לוחות זמנים) אחת לשניה. אם ההגדרה הזו נשמעת לכם מסובכת – אתם צודקים, יש פה אומנות. אנסה לתת מספר דוגמאות שיבהירו את הכוונה ועם זאת יש לזכור, לכל כלל יש יוצא מן הכלל ונדרשת גמישות מחשבתית בכל פרויקט:
- אם הפרויקט שלכם נמשך 3 שנים, ואתם מבצעים בקרה כל חודש, מומלץ שתגדירו בממוצע, אבן דרך לכל 6 חודשים. כלומר, יהיו לכם 6 אבני דרך לכל הפחות.
- אם הפרויקט שלכם נמשך חודשיים ואתם מבצעים בקרת התקדמות כל שבוע, כנראה תרצו להגדיר אבן דרך כל שבועיים, לכל היותר שלושה.
הערה חשובה:
אבן דרך חוזית או כספית אינה רק "נקודה בזמן" או סימון בגאנט.
יש לה משמעות ביצועית – מישהו צריך לקבל את תכולת העבודה ולהמשיך איתה הלאה מחד, ומשמעות כספית – כל גורמי התשלומים מעורבים בה.
הגדרת הרבה אבני דרך תגרור אחריה עומס בעבודת ניירת, בדיקות ואישורים ע"י כל הגורמים המעורבים.
הגדרת מעט מדי אבני דרך בפרויקט בחוסר תגרור חוסר באפשרויות בקרה והשפעה על קצב התקדמות הפרויקט ואופן התקדמות הפרויקט.
אומנות, כבר אמרתי…?
לסיים פרויקטים בזמן – זה רק חלום או שאפשר להגשים במציאות?
שיחה בת 30 דקות, ללא עלות, עם טל לבנון.
קליק, פרטים ונחזור אליך. מבטיחים.
הגדרת תאריכי היעד של אבני הדרך החוזיות ומרווח הבטחון
כאשר מזמין מגדיר את רשימת אבני הדרך החוזיות הוא נדרש לשני דברים:
- בחירת אבני הדרך העקרוניות ביותר מתוך הרשימה – והגדרת מרווח בטחון לפניהן.
הסבר: המזמין צריך לבחון את רשימת א"ד החוזיות שהוגדרו, ולבחור מתוכן מי הן אבני הדרך העקרוניות והמשמעותיות ביותר מבחינתו. אבני הדרך העקרוניות יהיו אבני הדרך עליהן הוא רוצה להגן מבחינת לוח הזמנים. במלים אחרות, אלו אבני הדרך שהמזמין רוצה לוודא שהן יסתיימו בזמן החוזי שנקבע.
לפני כל אבן דרך עקרונית יוגדר מרווח בטחון המגן עליה. המרווח יהיה פעילות שמשכה יהיה 20% ממשך הזמן מתחילת הפרויקט ועד לתאריך המתקבל לאבן הדרך העקרונית. להסבר נוסף על מרווח הבטחון – לחץ כאן.
צריך לשים 💙:
- בפרויקטים, בדרך כלל, יש אבן דרך אחת עקרונית והיא א"ד סיום עבודות הקבלן.
- אבן דרך סיום מסירות זו א"ד שאין לקבלן שליטה על הפעילויות המתבצעות בה. בתהליך המסירות יש המון פעילויות של גורמים נוספים, המקבלים את הפרויקט ולקבלן אין השפעה עליהם. לכן, מרווח הבטחון יהיה לפני סיום עבודות הקבלן ולא לפני סיום מסירות.
- אבן דרך המגדירה העברת חלק מתכולת הפרויקט לצד ג' תוגדר כא"ד עקרונית.
- מגה-פרויקט המורכב מכמה פרויקטים, למשל, כביש עם מנהרה וגשר או רחוב שבו מספר בניינים, יתאפיין בכך שאין קשר לוגי ואין התניה בין סיום חלק אחד בפרויקט לסיום חלק אחר. במצב הזה, יש להגדיר את אבני הדרך לסיום עבודות הקבלן בכל אחד מהחלקים כאבן דרך עקרונית.
- הגדרת תאריך יעד לכל א"ד חוזית (לא עקרונית)
תאריך היעד לכל א"ד יחושב לפי משך הזמן המוגדר לא"ד לפי תוכנת לוחות הזמנים בתוספת 20% (= הגדרת מרווח הבטחון).
למשל, אם בלוח הזמנים השלדי, תאריך היעד לא"ד חוזית לא משמעותית הוא 10 חודשים מצו התחלת העבודה, אזי תאריך היעד יוגדר 12 חודשים (=20%*10+10) מצו התחלת העבודה.
להלן דוגמה פשוטה להבנת העקרונות:
המזמין מגיע למסקנה כי נדרשות לו 4 א"ד:
צ.ה.ע, א"ד 1, א"ד 2 וא"ד 3 שהיא סיום הפרויקט.
- המזמין מגדיר שא"ד 3 היא אבן הדרך העקרונית מבחינתו.
- משך הזמן הנדרש לביצוע משימות לא"ד 1 הוא 6 חודשי עבודה.
- משך הזמן הנדרש לביצוע משימות לא"ד 2 הוא 7 חודשי עבודה.
- משך הזמן הנדרש לביצוע משימות לא"ד 3 – 6.5 חודשי עבודה.
סה"כ – 19.5 חודשי עבודה. לשם קלות החישוב נעגל ל 20 חודשי עבודה.
המזמין יגדיר בלוח הזמנים השלדי את מרווח הבטחון. משך מרווח הבטחון: 4 חודשים (=20 חודשים 20%x).
סה"כ המשך החוזי של הפרויקט: 24 חודשים (= 4 + 20).
תאריך היעד לא"ד 1: 7.2 = 6+6*0.2 כלומר 8 חודשים קלנדריים מצ.ה.ע..
תאריך היעד לא"ד 2: 15.6 = (6+7) + (6+7)*0.2, כלומר 16 חודשים קלנדריים מצ.ה.ע..
תאריך היעד לא"ד 3: 24 חודשים קלנדריים מצ.ה.ע..
האם מקשרים אבני דרך לפעילויות עוקבות?
אחד מכללי היסוד בבניית לוחות זמנים הוא:
לכל פעילות בפרויקט צריכה להיות פעילות עוקבת, למעט לפעילות הסיום.
מאחר ואבני דרך הן על פי רב סיום של תכולות עבודה, ומאחר ואבני דרך חוזיות נתפסות כנקודות בקרה של המזמין – כך שלכאורה הן אינן חלק מהפרויקט, אזי פעמים רבות מבצעי פרויקט לא מקשרים פעילויות עוקבות לאבני דרך חוזיות.
כאשר לא מגדירים מהן הפעילויות הבאות לאחר אבני הדרך החוזיות זו יכולה להיות טעות, מהסיבה הבאה:
אם לפעילויות הביצוע המקושרות לאותה אבן דרך אין פעילויות ביצוע עוקבות אחרות – אזי כל הנתיבים המגיעים לאבן הדרך נקטעים ואין להם רצף ביצועי בפרויקט.
נסביר בדוגמא על פרויקטון חדש שיש בו 2 אבני דרך חוזיות. לאבני הדרך אין עוקבות [1]. לכאורה, כל פעילויות הביצוע מקושרות ובמבט חטוף – אין בעיה עם לוח הזמנים, למעט אבני הדרך החוזיות וגם בהן, האחרונה, המסמלת את סיום הפרויקט אינה צריכה להיות מקושרת לפעילויות עוקבות (כי היא האחרונה…).
בואו נעשה בדיקה זריזה.
אם נמחק את המקדימות של אבני הדרך – ימחקו גם העוקבות לאבני הדרך מפעילויות הביצוע [2]. במצב הזה, אם כל פעילויות הביצוע מקושרות לפעילויות ביצוע אחרות – אזי באמת אין בעיה אבל אם נגלה שיש פעילויות ללא פעילויות עוקבות – והן לא הפעילויות האחרונות בפרויקט [3] – אז יש בעיה:
בפרויקטון שלנו אפשר לראות כי לפעילות ביצוע ג' – אין פעילות ביצוע עוקבת – וזו טעות בלוח הזמנים.
המסקנה: צריך לקשר את כל אבני הדרך לפעילויות ביצוע – וכך מוודאים שאין נתק בכל נתיבי הפרויקט.
אבני דרך, HCP ואפליקציית HCP GO – מה הקשר?
אפליקציית ה- HCP Go בודקת כמה סוגי תקלות אפשריות בלוחות הזמנים. קיימות שתי תקלות הקשורות באבני דרך:
(1) פעילויות לא מקושרות לפעילויות עוקבות – כפי שהוסבר בסעיף הקודם, כל אבני הדרך, למעט אבן הדרך האחרונה (המסמלת את סיום הפרויקט) צריכות להיות מקושרות לפעילויות עוקבות. אפליקציית HCP Go מאתרת את כל הפעילויות ללא פעילויות עוקבות – כך שניתן לתקן את הבעיה בקלות.
(2) פעילויות עם פעילויות עוקבות מקדימות – בתהליך בניית לוחות הזמנים, אנחנו משתמשים בגמישות מחשבתית – דבר חיובי מאד כשלעצמו. כשאנחנו שואלים "מי הפעילות המקדימה לפעילות הזו?" לפעמים נמצא את עצמנו עונים: "אנחנו צריכים לסיים אותה עד לא"ד, אז נשים את הקישור סס (סיום לסיום) עם אבן הדרך".
נכון? לא.
למה? כי מה שעשינו היה בעצם, לחשוב מהסוף להתחלה בעוד שציר הזמן הוא רק בכיוון אחד – מההתחלה לסוף. כך שגמישות מחשבתית – זה מצוין, אבל כתיבת הגאנט צריכה להיות מההתחלה לסוף – כי רק כך אנחנו יכולים לבצע את הפרויקט.
נסביר בדוגמא על מקטע מפרויקטון. פעילויות א', ב', ג', מקדימות לאבן הדרך ההנדסית. לפעילות ד' קבענו שהיא צריכה להסתיים עד א"ד ולכן הגדרנו את הקשר סס (סיום לסיום), כשאבן הדרך היא המקדימה לפעילות ד'. במצב הזה – הנתיב הינו: א' ← ב' ← ג' ← א"ד ← ד'.
זה לא מצב תקין – ואפליקציית ה- HCP Go מציפה בעיות כגון זו.
תיקון אפשרי לבעיה יורכב משני מהלכים –
(1) תיקון הקשר בין פעילות ד' לא"ד – פעילות ד' מקדימה לא"ד ולא הפוך.
(2) מציאת המקדימה לפעילות ד' – יתכן שזו פעילות א' או ב' או ג' – בכל קשר לוגי לפי הביצוע במציאות, ויתכן שאף אחת מהן ויש להוסיף אילוץ תאריך להתחלה. הקו המנחה הוא: הגדרות המציאות בפרויקט. למשל –
לסיכום –
• אבן דרך, Milestone, זו פעילות חשובה מאד בלוח הזמנים. משכה מוגדר '0' והיא מסמלת התחלה (לפעמים) או סיום (על פי רב) של פעילויות ביצוע בפרויקט ולה סימון מיוחד בגאנט.
• ישנם 3 סוגי אבני דרך – חוזיות, כספיות והנדסיות – כתלות בהגדרות אילוצי זמן, מסגרת תקציב והגדרת תכולה.
• להגדרת אבני הדרך יש שתי מטרות עיקריות: בקרת התקדמות והכוונה לנושאים החשובים למזמין בפרויקט.
• ישנם כללי אצבע חשובים בהגדרת אבני דרך – כמות אבני הדרך בפרויקט וצפיפותן.
• יש לקשר את כל אבני הדרך (למעט האחרונה, המסמלת את סיום הפרויקט) לפעילויות עוקבות.
• קיימות שתי תקלות נפוצות בלוחות זמנים הקשורות באבני הדרך ואפליקציית ה- HCP Go יודעת לאתר אותן ולסמן לנו מה נדרש לתקן.
