ישנם מצבים בהם אבני דרך (א"ד) מקושרות בפרויקט לפעילויות אחרות בקשרי הה (התחלה להתחלה) או סס (סיום לסיום).
מאחר שמשך אבני דרך הוא 0 (זו ההגדרה של אבני דרך), אזי אין משמעות לקשר הה או סס עם אבן דרך – אלא יש להשתמש בקשר סה.
למשל, כאשר אבן דרך מתניעה תחילת פעילויות אחרות – נכתוב אותה לפני הפעילות ונקשר בינן בקשר סה (ולא בקשר הה, למרות שחישובית, הכל יראה זהה):
כאשר אבן דרך מציינת סיום פעילויות אחרות – נכתוב אותה אחרי הפעילות ונקשר בינן בקשר סה (ולא בקשר סס, למרות שחישובית, הכל יראה זהה):
אבל, יש מצבים מוזרים שנוצרים בלוחות הזמנים ועליהם נדבר עכשיו:
מקרים מיוחדים (i): הפעילות העוקבת היא אבן דרך עם קשר 'התחלה להתחלה' (הה)
המצב נראה כך בגאנט:
בדוגמה, יש לנו פעילות א' המתחילה ביום רביעי. יש לנו אבן דרך שעוקבת (כלומר באה אחרי הפעילות) בקשר הה.
במלים אחרות – אבן דרך המתארת התחלה של פעילות ולא סוף שלה.
זה מצב מעניין, שלא לומר מוזר: מהו הסיפור מאחורי הגדרת אבן דרך שלא מתניעה פעילות אלא היא מוּנעת מהתחלת פעילות?
קשה מאד לאבחן התחלה של פעילות. ניקח לדוגמה, פעילות יציקת קיר ונבחן אותה:
1. האם הפעילות מתחילה כאשר מסתיימת הפעילות הקודמת? האם זה נכון גם אם לא התחילו ולא עשו שום דבר בפעילות יציקת הקיר? כלומר, אם יצקו את היסוד – האם זה הזמן שמתחילה יציקת הקיר? (תשובה: ממש לא בטוח.)
2. האם פעילות מתחילה כשמתחילים את הביצוע? – למשל, האם יציקת הקיר מתחילה כאשר שמים את הטפסנות, או אולי כאשר קושרים את הברזל או רק כאשר יוצקים את הקיר?
3. אולי פעילות מתחילה כאשר מתארגנים לביצוע הפעילות – למשל, כאשר מקבלים את הברזל לביצוע יציקת הקיר מהמפעל?
4. אולי פעילות מתחילה כאשר אנחנו רק חושבים על כך שאנחנו צריכים להתארגן כדי להתחיל לבצע אותה?
כפי שאפשר לראות בדוגמת יציקת הקיר, הגדרת תחילת פעילות היא לא קלה (בלשון המעטה) וכל אחד יענה על השאלה – "האם הפעילות התחילה?" בתשובה שונה לחלוטין, שתשרת את האינטרסים שלו:
- אם המטרה היא לקבל כסף – התשובה לשאלה תהיה: בטח! התחלנו!
- אם המטרה היא להראות כמה אנחנו יעילים ומשך הפעילות הוא הכי קצר שאפשר, ואולי אנחנו רוצים לקבל גם כסף על האצה – רגע… עוד לא התחלנו!
לכן, אבני דרך שיתארו תחילת פעילות הן נדירות ביותר.
יש אבן דרך אחת שהיא היוצא מהכלל שמוכיח את הכלל, והיא – צ.ה.ע. (צו התחלה עבודה). היא מתניעה את כל העבודה בפרויקט – היא מגדירה תחילת עבודה. כדאי לשים לב, שהיא בעצם מסיימת עבודה: היא מסיימת את כל עבודת מזמין הפרויקט, הכנות לפרויקט, חתימה על חוזה, לחיצת יד, כך ש"המקל עובר למבצע הפרויקט".
אבני דרך בפרויקט צריכות להיות סיום של פעילויות – ולהיות מקושרות בקשר סה עם הפעילות המקדימות להן.
מתי, בכל זאת, אנחנו נפגוש מצבים בהם אבן דרך נמצאת בקשר הה עם הפעילות המקדימה לה?
1. נניח שיש לנו פעילות C שמקדימה לפעילות A וזו מקדימה בקשר הה לפעילות B. למשל כך:
בעדכון הבנו, שפעילות B מבוטלת. לכן, נאפס את המשך של פעילות B – ונייצר מצב של "כאילו אבן דרך". (למה לא להשתמש בכפתור "בטל"? התשובה כאן.)
בדוח HCP-Go, נקבל הערה על פעילויות A ו- B – שהן לא תקינות ויש לתקן.
ומה עושים כשהמצב לא תקין? כדי לתקן – ננתק את הקשר בין A ל- B – הוא ממילא לא נכון, ונקשר את B ל- C.
2. אפשרות שניה שנפגוש את המצב הזה היא – הגדרה של מתכנני פרויקט.
כפי שראינו לעיל, ההגדרה הזו אינה טובה – מאחר שקשה מאד להגדיר באופן מוסכם מתי פעילות מתחילה.
גם במצב הזה, ההמלצה שלי היא לנתק את הקשר בין B ל- A ולקשר את B כך שתהיה עוקבת ל- C.
מקרים מיוחדים (ii): הפעילות המקדימה היא אבן דרך עם קשר 'סיום לסיום' (סס)
המצב נראה כך בגאנט:
כלומר, יש לנו פעילות ב', שאנחנו רוצים שתסתיים עד לתאריך סיום אבן הדרך. הפעילות שלנו, פעילות ב', צריכה להתחיל לפני אבן הדרך, ואנחנו צריכים לתזמן את הסיום שלה, כך שתסתיים עם אבן הדרך. התוצאה בלוח הזמנים: אבן דרך שמקדימה (כלומר באה לפני הפעילות) בקשר סס.
הגיוני? 🤔 לא כל כך.
מתי נפגוש מצבים בהם אבן דרך נמצאת בקשר סס עם הפעילות העוקבת לה?
מתי זה קורה? כשחושבים על הפרויקט מהסוף להתחלה ובונים את הקשרים כך.
כשאומרים: "אני צריך לסיים את הפעילות הזו עד לאבן הדרך" מקשרים את הפעילות כאבן הדרך מקדימה לה בקשר סס.
יש לשים לב: גמישות מחשבתית – מעולה!
אבל במציאות – אנחנו יכולים לבצע את הפרויקט רק מהיום למחר.
הפעילות צריכה להתבצע לפני אבן הדרך ולכן הפעילות צריכה להקדים לאבן הדרך.
אי אפשר לחזור בזמן 10 ימים, כי אנחנו צריכים לסיים את אבן הדרך בעוד חמישה ימים ולפעילות נדרשים 15 ימי עבודה. לכן, זוהי טעות לבנות את הגאנט כך.
במלים אחרות – אם קרה ויש מצב כזה בפרויקט יש שתי אפשרויות לפתרון:
1. הפעילות צריכה להסתיים לא"ד. כלומר, צריך לשנות את הקשר: הפעילות תקדים לאבן הדרך בקשר סה. נדרש לוודא שלפעילות יש מקדימות לפי אופן הביצוע.
2. אם אין קשר לוגי אמיתי בין א"ד והפעילות, אלא פשוט רוצים לסיים את הפעילות לתאריך כלשהו, ומחליטים לקשר לא"ד בקשר סס, אזי במצב הזה – עדיף לקשר את הפעילות לפעילות מקדימה שבאמת תתניע את ההתחלה שלה ולנתק מאבן הדרך.
לסיים פרויקטים בזמן – זה רק חלום או שאפשר להגשים במציאות?
שיחה בת 30 דקות, ללא עלות, עם טל לבנון.
קליק, פרטים ונחזור אליך. מבטיחים.
