ניהול לוחות זמנים: יום שישי - הוא יום עבודה שלם, חלק מיום עבודה או לא יום עבודה בכלל?
תלוי את מי שואלים… 🙂
כמעט תמיד התשובה תהיה: אצלנו? בטח עובדים יום שישי!
אבל… כשאנחנו באים לכתוב את לוח הזמנים, צריך לבחון היטב את הפרטים.
בהגדרות ברירת המחדל של כל תוכנות לוחות הזמנים (בארץ…) – יום שישי אינו מוגדר כיום עבודה.
תמיד רצית לדעת – איך לבנות לו”ז מציאותי ואפקטיבי?
איך לאתר סיכונים? איך למנוע כשלים מראש?
איך לעמוד ביעדים? וגם…
איך לסיים פרויקטים בזמן?
אם ענית 'כן' – אז יש לנו פתרון בשבילך!
לוח זמנים: יום שישי = יום עבודה מלא
אם עובדים ביום שישי יום עבודה מלא, בדיוק כמו בימי החול, אזי צריך לשנות את יום שישי ליום עבודה מלא, עם אותן שעות עבודה כפי שמוגדר בימי החול. יש לשנות את הפרטים ב"אפשרויות" – שעות העבודה בשבוע גדלות וגם ימי העבודה בחודש. אם הוספתם 8 שעות עבודה (8-12, 13-17, כפי שמוגדר בברירת המחדל בימי החול), אז יש עכשיו 48 שעות בשבוע, ו- 25 ימי עבודה בחודש. ראו את הבלוג שלי – תעלומת הזמן האבוד.
לוח זמנים: יום שישי = חלק מיום עבודה
אבל… ברוב המקרים (בייחוד בענף הבניה והתשתיות) לא עובדים יום מלא. ומה לגבי ההספק באותו יום? במקרה הטוב – כמו חצי יום עבודה.
ומה עושים בלוח הזמנים?
פה מתחילים "המשחקים". יש המגדירים את יום שישי כיום עבודה עם 5 שעות עבודה (8-13), יש 6 שעות עבודה (8-14) ועוד ועוד – כיד הדימיון הטובה על מי שמכין את לוח הזמנים.
אבל…
כאן אנחנו צריכים להסתכל מה עושה תוכנת לוחות הזמנים – ולא משנה איזו (ההדגמה היא על Project):
נניח שהגדרנו בלוח השנה הכללי, שבימי שישי יש 5 שעות עבודה 8:00-13:00.
אם הגדרנו פעילות א' שהמשך שלה 6 ימי עבודה, והיא מתחילה ביום ראשון, אזי התוכנה "אומרת" לעצמה:
תוכנה: "המ… 6 ימי עבודה, 8 שעות עבודה ביום, כלומר, אני צריכה למקם 48 שעות עבודה עבור הפעילות הזו." בתכל'ס, התוכנה עובדת בדקות, אבל, לשם ההסבר נשאר ברזולוציית שעות. 😉
תוכנה: "OK, אז נציב את הפעילות הזו מיום ראשון בשעה 8:00. עד יום חמישי בשעה 17:00 יש 40 שעות. ועכשיו נותרו להצבה עוד 8. ביום שישי יש לנו 5 שעות, כך שאת ה- 3 האחרונות נשים ביום ראשון משעה 8:00 עד 11:00. פשוט! פתרתי את הבעיה."
פעילות א', 6 ימי עבודה, מיום ראשון בתאריך 3/11/19 בשעה 8:00 ועד יום ראשון, 10/11/19, בשעה 11:00
מצוין. מצוין?
הפעילות הבאה, פעילות ב' תוצב מיום ראשון בשעה 11:00, ונניח שגם היא נמשכת 6 ימים. התוכנה תציב אותה מיום ראשון ב- 11:00, 48 שעות, עד יום ראשון לאחר מכן ב- 15:00.
פעילות ב', 6 ימי עבודה, מיום ראשון בתאריך 10/11/19 בשעה 11:00 ועד יום ראשון, 17/11/19, בשעה 15:00
הפעילות הבאה תתחיל ביום ראשון ב- 15:00. רגע, רגע… ראיתם פעילות שמתחילה בשעה 15:00?
מעטים ביננו באמת יתחילו פעילות ב- 15:00 כשאו-טו-טו היום נגמר.
רובינו – יאמרו לעצמם – נו, נתחיל מחר, מה כבר ההבדל בין היום ב- 15:00 למחר על הבוקר? (על הבוקר, נבוא רעננים, חדשים ונעבוד יותר במרץ…) 😉
באופן זה נוצר איחור מובנה בלוח הזמנים! אם כל שבוע נדחה את הפעילות רק בכמה שעות – על פני פרויקט של כמה שבועות/חודשים/שנים – זה יוצר איחור של ימים/שבועות.
ניהול לוחות זמנים: מה הפתרון?
פשוט מאד. להשאיר את יום שישי כיום ללא עבודה. אם בשטח עובדים – אזי לוח הזמנים מייצג מצב בו כל את מה שלא הספקנו לעשות בימי החול – ננסה לסגור ביום שישי. מעיין "weekly buffer", מרווח שבועי, קטן. (בדגש על קטן).
מבחינת המחשבה – שבוע הוא 5 ימי עבודה. 10 ימי עבודה = שבועיים. שבוע וחצי – יהיה 7 ימים או 8 ימים תלוי בנו. פעילות מתחילה בבוקר ומסתיימת בסיום יום.
לסיים פרויקטים בזמן – זה רק חלום או שאפשר להגשים במציאות?
שיחה בת 30 דקות, ללא עלות, עם טל לבנון.
קליק, פרטים ונחזור אליך. מבטיחים.
ניהול לוחות זמנים: אז איפה הבעיה?
הבעיה מתחילה בפרויקטים בהם רוצים לתזמן פעילויות יותר מהזמן הקיים – בהם מגדירים גם את יום שישי כיום עבודה או עבודה חלקית – כדי לנסות להראות בלוח הזמנים ש"נספיק לבצע את הפרויקט".
אם קיבלתם לוח זמנים שבו יום שישי מוגדר כיום עבודה – חלקי או מלא, וכל הפעילויות מוגדרות בימים (לא בשבועות, לא בחודשים…) – מומלץ: הדליקו נורת אזהרה.
אם יש בלוח הזמנים פעילויות שמתחילות בכל מיני שעות בשעות היום… הסיבה פעמים רבות תהיה נעוצה ביום שישי שהוא חלק מיום עבודה מלא… מומלץ: הדליקו נורת אזהרה.
משמעות נורת האזהרה תהיה: הסיכוי לסיים את הפרויקט בזמן המתוכנן כפי שרשום בלוח הזמנים אינו גדול כלל…
ניהול לוחות זמנים: מה מומלץ לעשות?
ההמלצה שלי – ימי שישי וערבי חג אינם ימי עבודה.
ו…אם ממש ממש אתם חייבים להגדיר אותם כימי עבודה – תעשו אותם בדיוק חצי יום מיום חול. לא 5/8 או 6/8.
תזכרו – המטרה היא להגדיר לוח זמנים אמיתי, שאפשר לעמוד בו.
