לוח זמנים לפרויקט, מכיל את הפעילויות שיש לבצע ואת לוגיקת הביצוע – הקשרים בין הפעילויות.
'קשרים' הם התלויות של הפעילויות זו בזו ובמלים אחרות – יחסי הקדימויות בין הפעילויות.
ניהול לוחות זמנים: אילו קשרים קיימים?
- סה – סיום להתחלה. באנגלית: FS – Finish to Start.
כשפעילות A מקדימה לפעילות B עם קשר סה, הכוונה היא, שרק כאשר פעילות A תסתיים, פעילות B תוכל להתחיל.
בגלל שרוב הקשרים בין הפעילויות הם קשרי סיום להתחלה, אזי אותיות הקשר האלו לא נכתבות בתאור הקשר בפעילויות המקדימות ובפעילויות העוקבות.
דוגמא: לאחר סיום כתיבת התסריט לפרק בסדרת טלוויזיה, ניתן יהיה להתחיל בצילום הפרק.
- הה – התחלה להתחלה. באנגלית: SS – Start to Start.
כשפעילות C מקדימה לפעילות D עם קשר הה, הכוונה היא, שרק כאשר פעילות C תתחיל, פעילות D תוכל להתחיל.
דוגמא: רק כשהמרצה מתחילה לדבר, הסטודנטים יכולים להתחיל לסכם את ההרצאה.
- סס – סיום לסיום. באנגלית: FF – Finish to Finish.
כשפעילות E מקדימה לפעילות F עם קשר סס, הכוונה היא, שרק כאשר פעילות E תסתיים, פעילות B תוכל להסתיים.
דוגמא: עם תום ביצוע הניסוי ניתן לסיים את התיעוד שלו.
- הס – התחלה לסיום. באנגלית: SF – Start to Finish.
זהו הקשר הכי מוזר שיש – אם מנסים לחשוב עליו כמו שאר הקשרים:
כשפעילות G מקדימה לפעילות H עם קשר הס, הכוונה היא, שרק כאשר פעילות G תתחיל, פעילות H תוכל להסתיים. מה?!
לקשר הזה אין הגיון – כשמנסים להסתכל עליו לפי ציר הזמן.
אבל אם הופכים את ציר הזמן – הקשר הזה הוא בדיוק סה רק בכיוון ההפוך! כלומר, אם מתכננים פרויקט מהסוף להתחלה – זה קשר הגיוני!
ככל שחשוב לשמור על גמישות מחשבתית – ולתכנן פרויקט מההתחלה לסוף ומהסוף להתחלה, מאחר ובביצוע אנחנו יכולים לנוע רק מהיום למחר – בבניית לוחות זמנים: אסור להשתמש בקשר הזה!
לחזור לאתמול אפשר בסרטים או בספרים. נכון לכתיבת שורות אלו, דבר זה בלתי אפשרי במציאות – ולכן לא לשימוש בפרויקטים.
המתחכמים בוודאי ישאלו – רגע, אז למה כתבו את הקשר הזה? התשובה תהיה פשוטה. תחשבו על F ו- S כמו על 0 ו- 1. אם תספרו בבינארית מ- 0 עד 3, תקבלו: 00, 01, 10, 11. נו, אז יש גם SF. פשוט מאד. 😊
ניהול לוחות זמנים: השהיות
לכל קשר קיימת אפשרות של פיגור או עיכוב או השהיה (בחרו במונח המתאים לכם). באנגלית המונח הוא Delay או Lag.
למשל, בקשר הה (SS), השהיה בת יום בין פעילות I לפעילות J תכתב כך:
משמעו: פעילות J תחל לכל הפחות יום לאחר שפעילות I החלה. ההתחלה הכי מוקדמת של J היא 1 יום לאחר ההתחלה של I. אם J תתחיל יומיים לאחר התחלת I, גם אז התנאי יהיה תקף. התצוגה המתמטית תהיה: SJ≥SI+1day.
האם אפשר להשתמש בהשהיה שלילית?
כן, התוכנה מרשה את זה. אבל, השהיה שלילית, כמו קשר הס, זו חשיבה הפוכה לציר הזמן! ולמרות שהתוכנה מאפשרת את זה – בבניית לוחות זמנים, אסור להשתמש בהשהיה שלילית! (עד אשר מישהו ימציא מכונת זמן, ונוכל לחזור בזמן אחורנית, ואז אני אשכתב את המאמר הזה…😉).
תמיד רצית לדעת – איך לשלוט בכל הפרטים הקטנים בפרויקט?
איך לדעת אם קיבלתי גאנט טוב?
איך להבין את כל מה שחבוי בגאנט? וגם…
איך אפשר לדעת אם הפרויקט יכול להסתיים בזמן?
אם ענית 'כן' – אז יש לנו פתרון בשבילך!
ניהול לוחות זמנים: יש האומרים שאסור להשתמש בקשרי סס (FF) – נכון או לא נכון?
נזכיר את הכלל הראשון בלוחות זמנים: לכל פעילויות יש פעילויות עוקבת, למעט הפעילויות האחרונה.
נזכיר עוד כלל סופר חשוב: לוח הזמנים צריך לתאר איך אנחנו מתעתדים לבצע את הפרויקט, במציאות. זה לא תרגיל תיאורטי במתמטיקה.
בואו נבחן את המצב הבא (מצב א'):
במצב הזה, פעילות ג' צריכה להסתיים לפחות יום לאחר סיום פעילות ב'. ההתחלה אינה מוכתבת – ובעצם פעילות ג' יכולה להתחיל בתחילת הפרויקט – ולהמשך לפחות יום לאחר פעילות ב'.
ניהול לוחות זמנים: אז האם לא נכון להשתמש בקשר סס וצריך להחליפו, למשל ב- הה?
בואו נבדוק את אותו המצב עם הה (מצב A):
במצב הזה, פעילות C צריכה להתחיל לפחות 4 ימים לאחר התחלת פעילות B. ומה קורה ל- B? הרי הביצוע של B יכול להמשך הרבה מעבר לסיום הפרויקט…
לסיים פרויקטים בזמן – זה רק חלום או שאפשר להגשים במציאות?
שיחה בת 30 דקות, ללא עלות, עם טל לבנון.
קליק, פרטים ונחזור אליך. מבטיחים.
ניהול לוחות זמנים: ומה המסקנה?
תוכנה לניהול פרויקטים Primavera פתרה את הבעיה בכך שהיא מרשה לקשר 2 פעילויות עם מספר קשרים. כך למשל, בבעיה זו, היינו קושרים בין פעילות ב' לפעילות ג' גם עם קשר הה+4 ימים וגם עם קשר סס+1 יום ואז אין אפשרות לפעילות B להסתיים לאחר סיום הפרויקט או לפעילות ג' להתחיל לפני תחילת הפרויקט.
תוכנת Project אינה מאפשרת לקשר שתי פעילויות בשני קשרים שונים. לפיכך, צריך להתחכם וישנם שני פתרונות אפשריים:
הפתרון הכי גרוע הוא לומר: "אל תשתמשו בקשר הה או בקשר סס" – מאחר וצריך אותם והם תקפים במציאות. אפשר לוותר על קשרי הה או סס רק אם מפרטים את הפעילויות ומפרקים אותן לתתי פעילויות, עד אשר אין צורך בקשרי הה או סס.
למשל, במצב א', אם נפרק את פעילות ב' לפעילויות ב'1, ו- ב'2, כך שפעילות ג' תתחיל אחרי ב'1, במקביל ל- ב'2 – נוכל לותר על קשר אחד. עכשיו, צריך לפרק את ג' כך שהקשר בין ב'2 לבינה יהיה סה…
הפתרון הזה מאד מסורבל וצורך המון עבודה. רוב האנשים שאני מכירה יתייאשו מלנסות להגדיר את הפרויקט שלהם באופן כל-כך מפורט (בייחוד אם מדובר על פרויקטים המכילים כמה מאות או אלפי פעילויות).
פתרון לא טוב הוא לומר: "אסור להשתמש בקשר סס ובמקומו תשתמשו בקשר הה". הסיבה: מצב A מוכיח שהפתרון הזה שגוי.
פתרון טוב יהיה פתרון שיוגדר בו קשר נוסף – כך שלפעילות B או לפעילות ג' יהיה עוד קשר שלא יאפשר טעות:
במצב א', נוסיף לפעילות ג' פעילות קדם – את פעילות א'. אפשר להוסיף גם השהיה בת 4 ימים, ואפשר שלא – כתלות בתשובות לשאלות: מה הכי הגיוני בפרויקט שלכם? מה מציאותי בפרויקט שלכם?
במצב A, נוסיף לפעילות B קשר לפעילויות עוקבת – פעילות D. אפשר להוסיף גם השהיה בת 1 יום, ואפשר שלא. ההחלטה תהיה תוצר של התשובות לשאלות: מה הכי הגיוני בפרויקט שלכם? מה מציאותי בפרויקט שלכם?
תחשבו על זה… מוזמנים להגיב. 😊
