ניהול פרויקט
הגיע אלי פרויקט מגדל יוקרה בגוש דן – 5 קומות מרתף ומעליהן 17 קומות. יש יש להם לו"ז! אין צורך לבנות אותו – אלא רק לבדוק אותו בשיטת HCP.
לוח הזמנים של הפרויקט הכיל 1,100 פעילויות ותוכנן לביצוע ב- 600 ימי עבודה.
בתצוגת רשת, ב- MS Project, ניתן לראות את רשת פעילויות הפרויקט נפרשת על פני 40 עמודי A4 כך:
SaaS לניהול פרויקטים: Case Study
תוכנה לניהול פרויקטים – HCP-Go – ממפה את הפרויקט לפי נתיבים. נתיב הוא רצף של פעילויות מתחילת הפרויקט ועד סופו, הקשורות ביניהן ע"י הקשרים הלוגיים שלהן.
אם הפרויקט מתפרש על פני 600 ימי עבודה, אזי ה- HCP מחפש את כל הנתיבים שהמשך שלהם הוא 80% ממשך הפרויקט עד 100% ממשך הפרויקט.
למה?
פָּארֶטוֹ!
לפי פארטו – 80% מהבעיות יהיו ב- 20% מהנתיבים. מי יהיו הנתיבים האלו? נתחיל באלו שהמרווח שלהם ממשך הפרויקט יהיה עד 20%.
כלומר, בניהול הפרויקט – משך הפרויקט שלנו 600 ימים, נחפש את כל הנתיבים שהמרווח שלהם (באנגלית, ה- Duration Slack(DS)) עד 20% ממשך הפרויקט, כלומר עד 120 ימים. במלים אחרות – נחפש את כל הנתיבים שמשכם 480 ימי עבודה עד 600 ימי עבודה.
במיפוי הנתיבים נמצאו שיש יותר מ- 50,000(!) נתיבים שהמשך שלהם 480 ימים עד 600 ימים!
נבין – 50,000 נתיבים שונים, כלומר, 50,000 תהליכים שונים שיש לבצע בפרויקט כדי לסיים אותו בהצלחה, וכל התהליכים האלו צריכים להתכנס ביחד בזמן, וכמובן בתקציב…
50,000 נתיבים – זה הרבה יותר רעש מתועלת. זה לא עוזר למנהלי פרויקט אם "מטביעים" אותם במידע.
אז נזקק את המידע הזה – במצב הזה, בו יש יותר מ- 50,000 נתיבים, ה- HCP-Go מקטינה באופן אוטומטי את הטווח בו היא מחפשת נתיבים. היא תחפש נתיבים שמרווח המשך שלהם נמצא בטווח 10% ממשך הפרויקט, כלומר, 0.1*600 = 60 ימי עבודה בלבד. במלים אחרות – נתיבים שהמשך שלהם יהיה 540 ימי עבודה עד 600 ימי עבודה.
שאלה: כמה נתיבים כאלו, נמצאו, לדעתך, בפרויקט?
רגע לפני שהתשובה תתגלה עם מעבר העכבר עליה, שווה לנסות לנחש – כמה נתיבים נמצאו לדעתך?
גם זה מטורף!
אז החלטתי לצמצם את הטווח, באופן ידני. ניתן לעשות זאת, ב- HCP-Go, בשלב השלישי. יש לכתוב את המרווח שבו רוצים למצוא נתיבים – ראו את סימון החץ:
בחרתי ב- 5% מרווח (DS). נחדד – 0.05*600 = 30 ימי עבודה בלבד!! 30 ימי עבודה הם חודש וחצי בלבד (בהנחה ששבוע עבודה מורכב מ- 5 ימי עבודה).
שאלה: כמה נתיבים נמצאו במצב הזה לדעתך?
מטורף?
אלו הרבה נתיבים – אבל זה מספר שאפשר "לעבוד איתו".
מה השיטה שעוזרת לאלפי אנשים מתחומי הבנייה והתשתיות לסיים את הפרויקטים שלהם בזמן
וליצור לוחות זמנים שבאמת משקפים את המציאות?
מעניין אותך? – אז יש לנו הדרכה בשבילך!
מה נמצא בדוח ה- HCP-Go?
כדי להסביר זאת, להלן דוגמא המפשטת את העניין:
בלוח הזמנים היו שני נתיבים – האחד, קריטי לפי HCP (ערסל 1) והשני קריטי לפי CPM:
אם נבחן את הפעילויות בשני הערסלים נראה כי:
פעילויות א' בשני הערסלים בעלות משך זהה (1 יום).
פעילויות ב' בשני הערסלים בעלות משך זהה (2 ימים).
גם פעילויות ג', ד', ה' בעלות משך זהה בשני הערסלים (3 ימים, 1 יום ו- 2 ימים בהתאמה).
אבל פעילות ו' בערסל 1 משכה 2 ימים ובערסל 2 – 1 יום.
רגע, מה?! 🤨
לסיים פרויקטים בזמן – זה רק חלום או שאפשר להגשים במציאות?
שיחה בת 30 דקות, ללא עלות, עם טל לבנון.
קליק, פרטים ונחזור אליך. מבטיחים.
איך בערסל שקריטי לפי CPM סה"כ משך העבודה קצר יותר ביום ממשך העבודה על הפעילויות בנתיב הקריטי לפי HCP?!
התשובה נמצאת בקשרים!
הקשר בין פעילות ה' לפעילות ו' בערסל 2 (קריטי לפי CPM) מכיל השהיה בת 2 ימים. דבר זה גורם לנתיב להסתיים בתאריך המאוחר ביותר ובכך להיות הנתיב הקריטי לפי CPM.
עם זאת – הנתיב בו נשקיע הכי הרבה עבודה יהיה הנתיב שבערסל 1 – ולכן הוא הנתיב הקריטי לפי HCP.
הדוגמא הפשוטה הזו – נמצאה בגאנט בפרויקט המגדל! כלומר, בתוך 1,500 הנתיבים הקריטיים לפי HCP והקריטים הנסתרים – בנתיבים הקריטיים לפי HCP תכננו להשקיע יותר ימי עבודה, מאשר בנתיבים אותם ראו כקריטיים לפי CPM.
מה היתה ההמלצה שלי למנהל הפרויקט מטעם הקבלן ומנהל הפרויקט מטעם היזם?
ההמלצה שלי היתה לתת תשומת לב ניהולית גם לפעילויות הנתיבים הקריטיים לפי CPM, גם לפעילויות הנתיבים הקריטיים לפי HCP וגם לפעילויות הנתיבים הקריטיים הנסתרים לפי HCP.
המשמעות של "תשומת לב ניהולית" לכל הפעילויות המשתתפות בבניית הנתיבים האלו היא:
1. לוודא שהפעילויות מתחילות.
2. לוודא שהפעילויות מסתיימות.
3. לוודא שכל המשאבים הנדרשים לפעילויות האלו – נמצאים ושמישים.
4. לבחון את כל הסיכונים הטמונים באותן הפעילויות – בכל פן: סיכוני ביצוע, סיכונים כספיים, סיכוני לוחות זמנים וסיכונים נוספים (כמו השפעות גורמי חוץ למיניהם).
ו… זהו! 
משם, הם ידעו "לרוץ" ולבצע את הפרויקט לבד.
