מה הייתם נותנים כדי שתהיה לכם עוד שעה ביום? בשביל לישון, בשביל לגמור להתכונן למבחן, לסיים הכנת חומר למחר או אולי סתם בשביל לעשות עוד שעה של כיף?
במציאות, כנראה שאף אחד לא מצא דרך לעשות זאת (ואם מישהו כן מצא – אז הוא/היא שומרים את זה מאד בסוד), אבל בתוכנות לוחות זמנים ותוכנות לניהול פרויקטים – חלק מצאו בכוונה וחלק בלי כוונה… 🙂
לוח זמנים: איך יוצרים את הזמן הנעלם?
תחילה, מילת אזהרה: זהו פוסט מאד טכני עם הרבה פרטים! לא לבעלי לב חלש… 😉
הבהרה: הדגמת הפרטים היא בתוכנת Project. בתוכנת Primavera, הדברים זהים באופן עקרוני, רק הדרך להגיע אליהם שונה.
בכל התוכנות יש הגדרת לוח שנה. בלוח השנה מגדירים ימי עבודה וימי חופשה ומגדירים את שעות העבודה. ברירת המחדל ליום עבודה היא בסגנון האמריקאי:
8:00 בבוקר עד 12:00, עובדים – 4 שעות.
12:00 עד 13:00 – הפסקת צהרים.
13:00 עד 17:00 – 4 שעות עבודה.
כלומר: יום העבודה הינו 9 שעות ביום ומהן 8 שעות מוקדשות לעבודה.
כדי למצוא זאת ב- Project: יש לבחור בתפריט "פרויקט" את "שנה זמני עבודה".
רובנו מסתכלים על זה ואומרים "מה פתאם? אצלנו עובדים מ 7:00 בבוקר עד 19:00 ללא הפסקה!" יתר על כן, אנחנו עובדים גם בימי שישי… מתקנים את לוח השנה ובא לציון גואל. האמנם?
ובכן, לא ממש. יש הגדרה נוספת שמגיעים אליה כאשר לוחצים על כפתור "אפשרויות". זו ההגדרה הבסיסית של הנתונים הבסיסיים, ובמובן מסוים היא "חזקה" מהגדרות לוח השנה.
תמיד רצית לדעת – איך לשלוט בכל הפרטים הקטנים בפרויקט?
איך לדעת אם קיבלתי גאנט טוב?
איך להבין את כל מה שחבוי בגאנט? וגם…
איך אפשר לדעת אם הפרויקט יכול להסתיים בזמן?
אם ענית 'כן' – אז יש לנו פתרון בשבילך!
הגדרה זו קובעת את הדברים הבאים:
שעת ברירת המחדל לתחילת היום. ברירת המחדל המוגדרת בתוכנה היא 8:00 בבוקר.
שעת ברירת המחדל לסיום היום. ברירת המחדל המוגדרת בתוכנה היא 17:00.
מספר שעות העבודה המוגדרות ביום. ברירת המחדל היא 8 שעות.
מספר שעות העבודה המגדירות שבוע עבודה. ברירת המחדל היא 40 שעות. (=8 שעות ביום * 5 ימים בשבוע).
מספר ימי העבודה בחודש. ברירת המחדל היא 20 ימים.
כלומר, מי שמשנה את השעות בלוח השנה צריך לשנות גם את ההגדרות האלו. למשל, אם מחליטים שאצלנו עובדים מ- 7:00 עד 19:00 וביום שישי עובדים מ- 7:00 עד 13:00, אז צריך לשנות את שעת ברירת המחדל לתחילת היום ל- 7:00, את שעת ברירת המחדל לסיום ל- 19:00, שעות ביום יהיו 12, שעות בשבוע יהיו 66 = 12*5 + 6 (יום שישי), ורצוי לשנות גם ל- 22 ימי עבודה בחודש (יותר מתאים לחודשים קלנדריים).
ניהול לוחות זמנים, האם "התרגיל" הזה מומלץ?
אם הפרויקט שלכם מתוזמן בשעות, כל הפעילויות שלכם מתוזמנות בשעות, ובאמת אצלכם אין שום הפסקה (אין הפסקת 10 או הפסקת צהרים ואין ארוחת ערב…) אז התרגיל הזה מומלץ מאד! אבל… אם הפרויקט שלכם מתוזמן בימים, ולא בשעות, אזי ממש לא מומלץ לעשות זאת.
ומה קורה למי שמשנה את לוח השנה, ולא משנה את הגדרות ברירת המחדל? הם ממציאים את הזמן הנעלם! 🙂 איך? ובכן –
אם מגדירים שפעילות מסוימת נמשכת 4 ימים, אז תוכנת לוחות הזמנים פועלת כך:
יום עבודה הוא 8 שעות, כך מוגדר בברירת המחדל, ולכן 4 ימים = 4*8 = 32 שעות עבודה.
נניח שהפעילות מתחילה ביום ראשון בבוקר. ביום ראשון יש לנו 12 שעות עבודה, ביום שני יש 12 ונותר לבצע עוד 8 שעות ביום שלישי ונסיים ב 15:00 את המשימה הזו! מצוין! משימה שצריכה היתה להמשך 4 ימי עבודה, נגמרת בתוכנת לוח הזמנים בקצת פחות משלושה! עכשיו את המשימה הבאה שצריכה היתה להתחיל ביום חמישי – אפשר להתחיל כבר בשלישי! פנטסטי! וכך… אנחנו מקצרים את הפרויקט בשליש! (כל 3 ימי עבודה הופכים ל 2 ימים על לוח השנה, בתוכנה!)
אמיתי? לא.
אפשרי בתוכנה? כן.
אז איך אפשר למצוא את זה? את המקרה הקל – בו אין תאימות בין לוח השנה באופן כללי לבין הגדרות ברירת המחדל – אפשר לבדוק באופן עצמאי. אבל מקרים מיוחדים, קשה לבדוק באופן "ידני". לעומת זאת, ניתן לבדוק בקלות את כל המקרים בעזרת אפליקציית HCP Go – נתיבים קריטיים נסתרים.
להורדת ה- HCP Go (חינמי) ל- Project שלך, יש ללחוץ כאן.
לקריאה נוספת יש ללחוץ כאן: 'מרכז הידע', סעיף 2.5 'חוסר תאימות בין הגדרת משכי פעילויות ללוח הזמנים'.
רוצים לדעת עוד על CPM? המשיכו לקרוא כאן – מה זה CPM?
רוצים לקרוא עוד על אפלקציות לניהול פרוייקטים? הכנסו לכאן – אפליקציה לניהול פרויקטים.
לקריאה נוספת על המשמעויות של ניהול ובניית תכנית עבודה לפרויקט המשיכו לקרוא – בניית תכנית עבודה לפרויקט.
שאלה בנושא לוחות זמנים? התלבטות בנושאי גאנט?
שיחה בת 30 דקות, ללא עלות, עם טל לבנון.
קליק, פרטים ונחזור אליך. מבטיחים.
ניהול לוחות זמנים: מה כן כדאי לעשות?
- להוסיף חגים ללוח השנה. את כולם. אם אתם מושפעים בפרויקט מחגי דתות שונות – להגדיר אותם כ"ימים ללא עבודה" בלוח השנה שלכם. המציאות לא תשתנה, אין מה "לעבוד" על עצמינו שאלו ימי עבודה, כשהם לא…
- ימי שישי – שלא יהיו ימי עבודה. למה? לזה מוקדש פוסט אחר, לחצו כאן.
- אם הפרויקט שלכם מתוזמן בימים ולא בשעות – התשובה פשוטה, לא לגעת בהגדרת השעות. לידיעה – התוכנה מתזמנת את הפעילויות בדקות (לא בשעות…), אבל מציגה לנו בתצורה שנוחה לנו.
- אם אתם נדרשים לתזמן חודשים, כדאי לשנות את הגדרת המחדל מ- 20 ימים בחודש ל- 22 (כאשר ימי שישי אינם נחשבים ימי עבודה). 22 ימי עבודה בחודש אינם באופן מדויק חודש קלנדרי, אבל על-פי רוב, הם קירוב יותר טוב לחודש קלנדרי מ- 20 ימי עבודה.
- את כל המתואר בסעיפים 1-4 לעיל, כדאי לעשות לפני שמתחילים לבנות את הפרויקט. אחרת – אם התחלתם לבנות את הפרויקט ואחר-כך אתם משנים את ההגדרות בלוח השנה – צריך לבדוק היטב שאין לכם תקלות, כגון – משך פעילויות התקצר או התארך בלי שהתכוונתם לזה…
ולשעה ה- 25, או לחודש ה- 13? יש ספר מצוין: "תעלומת הזמן האבוד" מאת ג'ון ד מקדולנד. יצא לאור ע"י הוצאת טופז, בשנת 1980.
מחשבה 1 על “"תעלומת הזמן האבוד" – או – איך יוצרים את השעה ה- 25 ביממה / את החודש ה- 13 בשנה?”
מאמר מעולה וחשוב!
תודה על השיתוף